Differenze

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--- guide:protocollo:conservazione_protocolli [2023/08/04 08:25] – p.agostinelli
+++ guide:protocollo:conservazione_protocolli [2024/12/04 17:01] (versione attuale) – a.botticelli
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 ===== Gestione Conservazione =====
-Dal menù -> Protocollo -> Conservazione -> Gestione Conservazione si apre la schermata //Gestione Conservazione//.
+**Premessa:**
+Tale funzione è da intendersi come il cruscotto centrale del sistema di versamento dei documenti presso l'ente conservatore. Da qui è possibile avere le informazioni relative al numero di documenti versati, al loro stato di conservazione, ad eventuali anomalie in relazione alla conservazione ecc.
+E' inoltre possibile eseguire alcune operazioni manuali sui documenti versati. La predisposizione dei pacchetti di versamento, il versamento degli stessi presso l'ente conservatore e il controllo degli esiti di conservazione, è configurabile tramite processo automatico direttamente all'interno dell'applicativo CWOL.
-Impostare gli estremi delle date o dei numeri di protocollo che si vogliono mandare in conservazione e cliccare **Elenca**.
+Per accedere al menu di gestione della conservazione documentale, dal menu principale occorre seguire il percorso: **20.Protocollo -> 10.Protocollo -> 50.Conservazione -> 20.Gestione Conservazione**
-Il campo //Anno// è già compilato con l’anno corrente.\\ Dai campi //Tipo Protocollo//, //Stato Versamenti// e //Stato Conservazione// è possibile limitare la ricerca.\\ Si consiglia di impostare intervalli di tempo molto brevi (4-5 giorni) per evitare che venga scaricata una grande quantità di dati, con conseguente rallentamento del lavoro.
+{{:guide:protocollo:Funzione conservazione.png|}}
-{{:guide:protocollo:elenca.png|}}
-{{:guide:protocollo:elenco_protocolli.png|}}
+Si apre una maschera dalla quale è possibile inserire alcuni filtri così da restringere il campo di ricerca. Essendo una maschera dinamica, selezionando un valore all'interno del campo "Tipo documento", verranno messi a disposizione dei campi di ricerca differenziati in base al tipo di documento di interesse. E' possibile altrimenti eseguire una ricerca che coinvolga tutti i documenti predisposti per la conservazione. Il campo **"Anno"** è già compilato con l’anno corrente. Dai campi **"Stato Versamenti"** e **"Stato Conservazione"** è possibile limitare ulteriormente la ricerca in relazione allo stato dei documenti. Si consiglia di non impostare intervalli di tempo molto estesi, così da evitare che la richiesta di una mole di dati troppo elevata, possa richiedere un tempo conseguentemente più lungo.
-La conservazione dei protocolli si svolge in due passaggi:\\
+Dopo aver impostato i filtri necessari, cliccare il bottone **"Elenca"**.
-  * il versamento al Polo di conservazione;\\
-  * la conservazione vera e propria, dopo la verifica dei documenti versati.
-Selezionare un protocollo alla volta, aprire **Menu Funzioni** e cliccare **Riversa in Conservazione**.
-{{:guide:protocollo:riversa_in_conservazione2.png|}}
-Nella colonna //Stato Versamento// comparirà un cerchietto colorato, in base all’esito del versamento.\\
-Se non sono presenti anomalie e il protocollo è stato versato, il cerchietto sarà di colore verde.
+{{:guide:protocollo:Ricerca_Cons.png|}}
+Verranno estratti i dati sulla base dei filtri precedentemente impostati. In corrispondenza di ogni documento, viene indicato il dettaglio in merito allo stato di versamento e allo stato di conservazione. Il primo esprime l'esito dell'invio all'ente conservatore e relativa accettazione del pacchetto di versamento, il secondo esprime l'esito finale di conservazione da parte dell'ente conservatore.
+Nella parte destra della schermata è possibile consultare la legenda dei vari stati di versamento e conservazione, così da avere sempre una visione chiara in merito alla conservazione di ogni singolo documento.
+{{:guide:protocollo:elenco_doc.png|}}
+Come anticipato nei precedenti paragrafi, la conservazione dei documenti avviene in due passaggi:
+     * 1.   __Versamento al Polo di conservazione:__
+E' un processo automatizzabile che permette l'invio dei documenti dall'applicativo CWOL all'ente conservatore. In questa fase si riceve l'accettazione dei pacchetti da parte dell'ente conservatore, che ne verifica il rispetto dei requisiti minimi di composizione.
+     * 2.   __Conservazione dei documenti versati:__
+L'ente conservatore tratta i pacchetti inviati e li predispone per la conservazione presso il proprio sistema certificato e restituisce l'esito dell'operazione all'applicativo CWOL, che lo associa in automatico allo specifico documento. In questa fase si riceve quindi l'esito definitivo della conservazione vera e propria del documento.
+Se si ha la necessità di procedere manualmente al versamento di un documento non ancora versato in conservazione (Entrambi i bollini blu), operare come segue:
+    * selezionare un documento dalla lista con un clic;
+    * cliccare il bottone **Menu Funzioni**;
+    * cliccare **Riversa in Conservazione**.
+{{:guide:protocollo:Conserv_manuale.png|}}
+Nella colonna "Stato Versamento" verrà aggiornato il colore del bollino in base all'esito del versamento.\\
+Se non sono presenti anomalie e il documento è stato versato, il bollino sarà di colore verde.
 {{:guide:protocollo:versato.png|}}
-Se ci sono anomalie, il colore del cerchietto indica il tipo di problema:\\
+In caso di anomalie, il bollino assumerà un colore in base al tipo di anomalia:\\
   * {{:guide:protocollo:blu2.png|}} non versato\\
   * {{:guide:protocollo:rosso2.png|}} errore in versamento\\
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   * {{:guide:protocollo:viola2.png|}} protocollo bloccato.
-Dopo aver versato il protocollo, cliccare sul simbolo della lentina. Si aprirà una nuova finestra; cliccare il tasto in corrispondenza della voce **RDV** per mandare il protocollo in conservazione. Nella schermata compariranno data, ora e esito di tutti i tentativi di invio fatti.
+Dopo aver versato il protocollo manualmente, per aggiornare lo "Stato Conservazione",  cliccare sul simbolo della lente in corrispondenza del documento appena versato. Si aprirà una nuova finestra; cliccare il tasto in corrispondenza della voce **RDV** per ricevere l'esito della conservazione. Nella schermata compaiono data, ora e esito di tutti i tentativi di invio fatti.
+{{:guide:protocollo:Riscontro conservazione.png|}}
+Chiudendo la finestra e tornando alla schermata precedente, avendo avuto esito positivo in relazione alla conservazione, il bollino nella colonna "Stato Conservazione" in corrispondenza del documento per il quale si è richiesto lo stato di conservazione, assumerà il colore verde.\\ anche in questo caso, in base al colore del bollino in corrisponsenza della colonna, si ha una situazione differente:\\ il bollino rosso indica che c’è stato un errore in fase di conservazione;\\ il blu indica che il protocollo non è stato ancora verificato.
-{{:guide:protocollo:rdv2.png|}}
+{{:guide:protocollo:statoconservazione.png|}}\\
-Chiudendo la finestra e tornando alla schermata precedente, sarà presente un nuovo cerchietto colorato nella colonna //Stato Conservazione//, in corrispondenza del protocollo appena inviato.\\ Anche in questo caso, il verde indica che l’operazione è andata a buon fine; il rosso indica che c’è stato un errore in fase di conservazione; il blu indica che il protocollo non è stato ancora verificato.
-{{:guide:protocollo:statoconservazione.png|}}
+{{counter}} visualizzazioni.