Allegare un documento

Nelle pagine dedicate alla protocollazione in arrivo, in partenza e di documenti interni formali è presente la scheda Documento Assegnato e i suoi Allegati.
Qui è possibile inserire i file sfruttando i bottoni:

Da File, per allegare un documento già presente nel computer dell’utente;

Da Scanner, se lo scanner è collegato al computer dell’utente;

Da p7m, per allegare un documento estratto da un pdf firmato;

Da Testo Base, per caricare un testo base presente nell’archivio;

Da Fascicolo, se il documento di cui abbiamo bisogno è stato fascicolato. Il tasto apre la schermata Gestione Fascicolo, da cui è possibile avviare la ricerca;

Da Prot. Collegati, se dobbiamo allegare un documento già presente in un altro protocollo, purché questo sia collegato al protocollo che stiamo creando.

Nella tabella degli allegati, accanto ad ogni documento caricato, è presente il Menu funzioni (foto). Cliccando sul simbolo, si apre una finestrella da cui è possibile selezionare l’operazione da compiere:

Metti alla Firma, per inviare il documento al soggetto firmatario, che dovrà firmarlo prima della partenza;

Firma Allegato, per firmare personalmente il documento;

Copia Analogica, per aprire il documento e stamparlo (solo pdf).

Ogni ente può decidere se rendere l’allegato obbligatorio prima della protocollazione o se permettere la protocollazione senza allegato per poi aggiungerlo in un secondo momento.
Nel primo caso, se si prova a registrare i dati senza aver caricato gli allegati, un messaggio avvisa che è necessario allegare almeno un documento per poter procedere.
Nel secondo caso, dopo aver compilato i dati e cliccato Registra, una finestra ci avvisa che la protocollazione è andata a buon fine e ci riepiloga i dati principali (numero di protocollo, segnatura, data e titolario), ma ci ricorda che non sono presenti allegati.
È possibile allegare subito il documento cliccando direttamente Allega da File o Allega da Scanner presenti tra i bottoni della finestra di avviso oppure cliccare Torna al Prot. per tornare alla schermata del protocollo appena registrato:
se si vuole inserire gli allegati, si possono caricare dalla scheda Documento Assegnato e i suoi Allegati come spiegato sopra;
se si vuole allegare in un secondo momento, si può chiudere semplicemente la schermata di protocollazione.