===== Gestire un documento =====

Nel portlet [[Protocolli in Carico|Documenti in carico]] sono visibili tutti i documenti assegnati a noi e che dobbiamo gestire o visionare. Nella prima pagina della griglia sono sempre visualizzati i documenti meno recenti, mentre i nuovi si trovano alla fine dell’ultima pagina, per favorire lo smaltimento del lavoro arretrato.\\  La busta verde {{:guide:protocollo:in_gestione.png|}} indica che il protocollo ci è stato assegnato in gestione; la busta bianca {{:guide:protocollo:in_visione.png|}} indica che il protocollo ci è stato inviato solo in visione.\\ Se lo sfondo della trasmissione è di colore verde, si tratta di una trasmissione all'intero ufficio, visibile a tutti i componenti.

{{:guide:protocollo:docincarico.png|}}

Aprire un documento assegnato con un doppio click. La finestra in cui veniamo reindirizzati riporta, in alto, le informazioni fondamentali: chi ce lo ha inviato e quando; il motivo della trasmissione (se inviato dal protocollo, se inoltrato da rifiuto, se è richiesta la firma, ecc.); il numero, il tipo e la data del protocollo; l'oggetto del documento, la classificazione e il fascicolo principale.\\ Nella parte bassa della finestra, spostandosi tra le varie schede, si possono visionare i firmatari e i destinatari del protocollo in //Dati Principali//; lo storico delle //Trasmissioni del Documento// tra uffici; gli //Allegati//, cioè il documento vero e proprio e i suoi eventuali allegati; i //Dati Aggiuntivi//, se presenti; le //Note// e tutti i //Fascicoli// in cui è stato inserito il protocollo.

{{:guide:protocollo:cattura3.png|}}\\
{{:guide:protocollo:cattura2.png|}}

Sulla destra della schermata sono invece presenti tutti i bottoni che ci permettono di svolgere le operazioni sul documento.

**Se si tratta di un documento da gestire**, dopo averlo visionato, si può decidere di rifiutarlo o gestirlo.\\ Cliccando **Rifiuta**, il programma chiede di inserire una motivazione e il protocollo sarà rimandato indietro a chi ce lo aveva trasmesso; il documento non sarà più visibile tra i nostri protocolli in carico, ma riapparirà sul portlet //Documenti in carico// di chi lo aveva inviato, indicato dal simbolo {{:guide:protocollo:rifiutato2.png|}} così che possa ritrasmetterlo ad un altro utente.\\ Cliccando **Presa in Carico**, decidiamo di accettare il documento in gestione.
Se la trasmissione era per l'intero ufficio (sfondo colore verde), il protocollo verrà acquisito dall'utente e tolto dalla scrivania dei colleghi.

{{:guide:protocollo:presa_in_carico.png|}}

A questo punto, compariranno nuovi bottoni:

  * **Riscontro**, per rispondere al mittente del documento con una mail in [[Partenza|partenza]] o creando un [[Documenti Formali|documento interno]] e legare insieme i due protocolli per mantenere uno storico delle comunicazioni.\\
  * **Metti Evidenza**, per indicare  che si tratta di un documento urgente, ma non lo gestiamo subito; nella lista dei Documenti in carico sarà visibile evidenziato in rosso;\\
  * **Ricevuta**, per stampare i dati del protocollo in formato pdf;\\
  * **Invia**, per [[Trasmissioni|trasmetterlo]] a propria volta ad uno o più utenti, dopo aver indicato i destinatari nella scheda //Dati Principali//;\\
{{:guide:protocollo:cattura21b.png|}}\\
  * **Chiudi Iter**, quando il lavoro sul documento è concluso e si vuole eliminare dai protocolli in carico;
  * **Vai alla Firma**, se il documento è da firmare. L'allegato o gli allegati da firmare sono riconoscibili dalla coccarda rossa, visibile anche nel portlet //Documenti in carico//.

{{:guide:protocollo:cattura22b.png|}}
{{:guide:protocollo:docincarico2.png|}}
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**Se si tratta di un documento in visione**, tra i bottoni di destra non avremo “Presa in Carico”, ma **Presa Visione**. {{:guide:protocollo:presa_visione.png|}}

Il documento lavorato e chiuso sarà sempre visibile nel portlet “Documenti in carico”, selezionando la voce **Vedi Chiusi**.

{{:guide:protocollo:docincarico3.png|}}