Se si ha bisogno di avere a disposizione diversi gruppi di destinatari a cui inviare comunicazioni, è necessario creare un file Excel con determinate caratteristiche.

• Aprire un nuovo file Excel e selezionare una qualsiasi cella; cliccare il tasto destro e scegliere Formato celle….

• Nella tab Numero, in Categoria selezionare Testo e confermare cliccando OK.

• Nella colonna A inserire il nome del destinatario. Può essere il nome di un Ente, un privato, il nome e cognome di una persona, ecc. È un dato OBBLIGATORIO;
  nella colonna B si può inserire l'indirizzo (FACOLTATIVO);
  nella colonna C il nome della città (FACOLTATIVO);
  nella colonna D la provincia (FACOLTATIVO);
  nella colonna E il cap (FACOLTATIVO);
  nella colonna F l'indirizzo mail/pec (OBBLIGATORIO).
  

Il programma effettuerà un controllo sui dati inseriti: la provincia (campo D) deve essere di due lettere; la mail (campo F) deve contenere la @ e un dominio valido.

• Dopo aver inserito tutti i destinatari della lista, scegliere Salva con nome.

• Scegliere dove salvare il file (è consigliabile salvarlo in una cartella condivisa, così che anche gli altri utenti possano utilizzarla); rinominarlo e in Salva come: selezionare CSV.

Alla domanda di Excel, rispondere Sì.

La lista è stata creata.



Per chi utilizza Libre Office, in fase di salvataggio del file come CSV, va anche spuntata la voce “Modifica impostazioni filtro”.

Successivamente, si sceglie il punto e virgola come Separatore di campo, le virgolette come Delimitatore di stringa e si spunta la voce “Virgolette su tutte le celle di testo”.

Per caricare una lista di destinatari nel protocollo in partenza, spostarsi nella tabella Altri Dest. e cliccare l'icona Importa CSV.

• Cliccare sull’icona per poter scegliere il file da caricare.

• Scegliere il file .csv

La lista verrà caricata in questo modo: