Creare un passo

All'interno del fascicolo elettronico cliccare la tab “Passi” e cliccare il bottone [+] posto in basso a sinistra.
Valorizzare i seguenti campi:

• Descrizione: Inserire l'azione che si desidera svolgere con quel passo (es. “Richiesta Integrazioni”)
• Responsabile: Il responsabile del passo è chi si occupa di compiere l'azione inserita nel campo “Descrizione”, viene proposto automaticamente il proprio nominativo e può essere cambiato (ad esempio nel caso se ne debba occupare un collega o in fase di messa alla firma prima della protocollazione)
  

Cliccare il bottone [F5-Aggiungi] posto in alto a destra per terminare l'inserimento.

Di seguito alcuni esempi di tipologie di passi con i rispettivi passaggi:

Consente l’invio e la gestione delle comunicazioni ufficiali legate al procedimento amministrativo, sia verso il richiedente sia verso soggetti esterni. Rientrano in questa tipologia, ad esempio, le richieste di integrazione documentale, le richieste di parere ad enti esterni o altre comunicazioni.

Riepilogo dei passaggi principali:
  - Creare il Passo
  - Inserire i Destinatari
  - Inserire gli Allegati
  - Protocollare e inviare la comunicazione

Dopo aver creato il passo cliccare la tab “Destinatari” per inserire i destinatari della comunicazione, in basso sono presenti diversi bottoni tra cui:

• Destinatari Esterni: Visualizza una rubrica personalizzabile con gli indirizzi di soggetti esterni (es. Soprintendenza, Vigili del Fuoco, ecc.)
• Destinatari Interni: Se il protocollo lo permette elenca i nominativi per cui è possibile effettuare un protocollo interno
• Anagrafe: Se configurata la procedura dei demografici, in base alle abilitazioni, permette la consultazione dei residenti
• IPA: Permette la ricerca nell'Indice Pubbliche Amministrazioni (si consiglia vivamente di selezionare “Regione” e “Provincia” e cliccare il bottone [Salva Filtro])
• Soggetti Fascicolo: Elenca i soggetti (esterni) presenti nella tab “Soggetti Coinvolti” del fascicolo elettronico

Cliccare il bottone [F6-Aggiorna] per salvare i dati inseriti

Cliccare la tab “Allegati” e cliccare uno dei seguenti bottoni posizionati in basso:

• Allega da File: Permette di selezionare uno o più files dal proprio computer per effettuare il caricamento
• Allega da Documento Interno: Apre un altro menù di bottoni e permette principalmente di scegliere se caricare gli allegati:
  • Tutti del fascicolo: Allegati presenti nel fascicolo in cui si sta lavorando
  • Da Altra Pratica: Allegati presenti anche in altre pratiche
• Allega da Testo Base: Permette di selezionare un documento base, una volta inserito cliccare il bottone con l'ingranaggio e poi il bottone [Visualizza Anteprima] per aprire il testo con OnlyOffice (in questo momento le variabili presenti nel documento base assumono i valori presenti nel fascicolo elettronico, se i valori vengono modificati, ad esempio vengono aggiunti dei dati catastali, cliccando nuovamente nello stesso testo il bottone [Visualizza Anteprima] non si aggiorneranno, sarà necessario inserire un nuovo documento base). OnlyOffice salva automaticamente quindi, una volta terminata la modifica del testo basterà chiudere con la [X] l'apposita tab del browser (denominata ONLYOFFICE). E' possibile inoltre trasformare il documento base in PDF, cliccare il bottone con l'ingranaggio e cliccare il bottone [Genera PDF]

Cliccare il bottone [F6-Aggiorna] per salvare i dati inseriti

Per protocollare cliccare il tab “Comunicazione” e cliccare il bottone [+] presente a destra del campo “Anno” nella sezione “In Partenza”.
Nel caso in cui l'allegato debba essere messo alla firma, cambiare il responsabile del passo e cliccare il bottone [F6-Aggiorna], dopo aver cliccato il bottone [+], spuntare il flag “metti alla firma” e cliccare sul bottone “Protocolla Partenza” (nel caso di invio di un protocollo in partenza verso l'esterno), cliccare invece il bottone “Protocolla Interno” nel caso di un documento formale.
N.B. I bottoni potrebbero essere differenti da quanto sopra indicato in base al protocollo utilizzato. Le funzionalità della protocollazione interna o di mettere alla firma gli allegati potrebbero non essere presenti.

Terminata la protocollazione cliccare il bottone [Chiudi Passo] presente in alto a destra.

Consente l'assegnazione del numero progressivo, ad esempio di un titolo abilitativo o il rilascio di un provvedimento.

Riepilogo dei passaggi principali:
  - Creare il Passo
  - Rilasciare il progressivo per il tipo atto
  - Inserire i Destinatari
  - Inserire gli Allegati
  - Protocollare e inviare la comunicazione

Dopo aver creato il passo cliccare la tab “Rilascio” e selezionare il tipo di atto da rilasciare cliccando il bottone con la lente posizionato a destra del campo “Tipologia”. Se il tipo di atto desiderato non è presente occorre aggiungerlo consultando la seguente guida [Tipologie progressivo]. Per assegnare il primo valore disponibile cliccare il bottone [+] posto a destra del campo “Progressivo”, se si conferma il valore del progressivo vengono valorizzati in automatico anche i campi “anno” e “del”. Cliccare il bottone [F6-Aggiorna] per salvare i dati inseriti

Se si desidera con lo stesso passo sia rilasciare che inviare, cliccare la tab “Destinatari” per inserire i destinatari della comunicazione, in basso sono presenti diversi bottoni tra cui:

• Destinatari Esterni: Visualizza una rubrica personalizzabile con gli indirizzi di soggetti esterni (es. Soprintendenza, Vigili del Fuoco, ecc.)
• Destinatari Interni: Se il protocollo lo permette elenca i nominativi per cui è possibile effettuare un protocollo interno
• Anagrafe: Se configurata la procedura dei demografici, in base alle abilitazioni, permette la consultazione dei residenti
• IPA: Permette la ricerca nell'Indice Pubbliche Amministrazioni (si consiglia vivamente di selezionare “Regione” e “Provincia” e cliccare il bottone [Salva Filtro])
• Soggetti Fascicolo: Elenca i soggetti (esterni) presenti nella tab “Soggetti Coinvolti” del fascicolo elettronico

Cliccare il bottone [F6-Aggiorna] per salvare i dati inseriti

Cliccare la tab “Allegati” e cliccare uno dei seguenti bottoni posizionati in basso:

• Allega da File: Permette di selezionare uno o più files dal proprio computer per effettuare il caricamento
• Allega da Documento Interno: Apre un altro menù di bottoni e permette principalmente di scegliere se caricare gli allegati:
  • Tutti del fascicolo: Allegati presenti nel fascicolo in cui si sta lavorando
  • Da Altra Pratica: Allegati presenti anche in altre pratiche
• Allega da Testo Base: Permette di selezionare un documento base, una volta inserito cliccare il bottone con l'ingranaggio e poi il bottone [Visualizza Anteprima] per aprire il testo con OnlyOffice (in questo momento le variabili presenti nel documento base assumono i valori presenti nel fascicolo elettronico, se i valori vengono modificati, ad esempio vengono aggiunti dei dati catastali, cliccando nuovamente nello stesso testo il bottone [Visualizza Anteprima] non si aggiorneranno, sarà necessario inserire un nuovo documento base). OnlyOffice salva automaticamente quindi, una volta terminata la modifica del testo basterà chiudere con la [X] l'apposita tab del browser (denominata ONLYOFFICE). E' possibile inoltre trasformare il documento base in PDF, cliccare il bottone con l'ingranaggio e cliccare il bottone [Genera PDF]

Cliccare il bottone [F6-Aggiorna] per salvare i dati inseriti

Se si utilizza questo passo anche per protocollare cliccare il tab “Comunicazione” e cliccare il bottone [+] presente a destra del campo “Anno” nella sezione “In Partenza”.
Nel caso in cui l'allegato debba essere messo alla firma, cambiare il responsabile del passo e cliccare il bottone [F6-Aggiorna], dopo aver cliccato il bottone [+], spuntare il flag “metti alla firma” e cliccare sul bottone “Protocolla Partenza” (nel caso di invio di un protocollo in partenza verso l'esterno), cliccare invece il bottone “Protocolla Interno” nel caso di un documento formale.
N.B. I bottoni potrebbero essere differenti da quanto sopra indicato in base al protocollo utilizzato. Le funzionalità della protocollazione interna o di mettere alla firma gli allegati potrebbero non essere presenti.

Terminata la protocollazione cliccare il bottone [Chiudi Passo] presente in alto a destra.

Consente la pubblicazione di documentazione nel Front Office, rendendola accessibile a soggetti esterni autorizzati, la documentazione può essere pubblica o protetta da password, viene messa a disposizione ad esempio di enti esterni (ad esempio per il rilascio di un parere), di professionisti (ad esempio per il rilascio di un atto) ma anche al singolo richiedente (ad esempio per il rilascio di accesso agli atti) o di altri soggetti coinvolti nel procedimento.

Riepilogo dei passaggi principali:
  - Creare il Passo
  - Inserire i Destinatari
  - Inserire gli Allegati da pubblicare
  - Creare la Pubblicazione Articolo
  - Creare tra gli Allegati la lettera PDF
  - Protocollare e inviare la comunicazione con la lettera PDF

Dopo aver creato il passo cliccare la tab “Destinatari” per inserire i destinatari della comunicazione, in basso sono presenti diversi bottoni tra cui:

• Destinatari Esterni: Visualizza una rubrica personalizzabile con gli indirizzi di soggetti esterni (es. Soprintendenza, Vigili del Fuoco, ecc.)
• Destinatari Interni: Se il protocollo lo permette elenca i nominativi per cui è possibile effettuare un protocollo interno
• Anagrafe: Se configurata la procedura dei demografici, in base alle abilitazioni, permette la consultazione dei residenti
• IPA: Permette la ricerca nell'Indice Pubbliche Amministrazioni (si consiglia vivamente di selezionare “Regione” e “Provincia” e cliccare il bottone [Salva Filtro])
• Soggetti Fascicolo: Elenca i soggetti (esterni) presenti nella tab “Soggetti Coinvolti” del fascicolo elettronico

Cliccare il bottone [F6-Aggiorna] per salvare i dati inseriti

Cliccare la tab “Allegati” e allegare al passo tutti gli allegati che andranno pubblicati nel Front Office, la lettera per informare i destinatari viene creata in un secondo momento. Cliccare uno dei seguenti bottoni posizionati in basso:

• Allega da File: Permette di selezionare uno o più files dal proprio computer per effettuare il caricamento
• Allega da Documento Interno: Apre un altro menù di bottoni e permette principalmente di scegliere se caricare gli allegati:
  • Tutti del fascicolo: Allegati presenti nel fascicolo in cui si sta lavorando
  • Da Altra Pratica: Allegati presenti anche in altre pratiche
• Allega da Testo Base: Permette di selezionare un documento base, una volta inserito cliccare il bottone con l'ingranaggio e poi il bottone [Visualizza Anteprima] per aprire il testo con OnlyOffice (in questo momento le variabili presenti nel documento base assumono i valori presenti nel fascicolo elettronico, se i valori vengono modificati, ad esempio vengono aggiunti dei dati catastali, cliccando nuovamente nello stesso testo il bottone [Visualizza Anteprima] non si aggiorneranno, sarà necessario inserire un nuovo documento base). OnlyOffice salva automaticamente quindi, una volta terminata la modifica del testo basterà chiudere con la [X] l'apposita tab del browser (denominata ONLYOFFICE). E' possibile inoltre trasformare il documento base in PDF, cliccare il bottone con l'ingranaggio e cliccare il bottone [Genera PDF]

Cliccare il bottone [F6-Aggiorna] per salvare i dati inseriti

Per creare la pubblicazione articolo si invita a consultare la seguente guida [Pubblicazione Articolo].

Cliccare la tab “Allegati” per procedere con la creazione della lettera da inviare ai destinatari. Cliccare il bottone Allega da Testo Base, posizionato in basso, per selezionare un documento base, una volta inserito cliccare il bottone con l'ingranaggio e poi il bottone [Visualizza Anteprima] per aprire il testo con OnlyOffice (in questo momento le variabili presenti nel documento base assumono i valori presenti nel fascicolo elettronico, se i valori vengono modificati, ad esempio vengono aggiunti dei dati catastali, cliccando nuovamente nello stesso testo il bottone [Visualizza Anteprima] non si aggiorneranno, sarà necessario inserire un nuovo documento base). OnlyOffice salva automaticamente quindi, una volta terminata la modifica del testo basterà chiudere con la [X] l'apposita tab del browser (denominata ONLYOFFICE). E' possibile inoltre trasformare il documento base in PDF, cliccare il bottone con l'ingranaggio e cliccare il bottone [Genera PDF]

Dato che la documentazione viene resa disponibile nel portale Front Office tramite protocollo si procede ad inviare solo una lettera che fornisce al destinatario le informazioni per poter reperire i files.

Per protocollare la lettera cliccare il tab “Comunicazione” e cliccare il bottone [+] presente a destra del campo “Anno” nella sezione “In Partenza”.
Nel caso in cui l'allegato debba essere messo alla firma, cambiare il responsabile del passo e cliccare il bottone [F6-Aggiorna], dopo aver cliccato il bottone [+], spuntare il flag “metti alla firma” e cliccare sul bottone “Protocolla Partenza” (nel caso di invio di un protocollo in partenza verso l'esterno), cliccare invece il bottone “Protocolla Interno” nel caso di un documento formale.
N.B. I bottoni potrebbero essere differenti da quanto sopra indicato in base al protocollo utilizzato. Le funzionalità della protocollazione interna o di mettere alla firma gli allegati potrebbero non essere presenti.

Terminata la protocollazione cliccare il bottone [Chiudi Passo] presente in alto a destra.