Può capitare che giungano al protocollo alcune e-mail/pec che non devono essere protocollate (Spam ecc.), è possibile procedere tramite apposita funzione, allo scarto dalla lista delle e-mail/pec da protocollare. Questi elementi però, seppur scartati e non visibili all'interno della lista di protocollazione, occupano uno spazio fisico all'interno del sistema. Tramite la funzione di archiviazione delle pec scartate, è possibile archiviare in maniera massiva, tutte le e-mail/pec scartate dal protocollo, così da liberare spazio.

Per utilizzare questa funzionalità occorre operare come segue con un utente abilitato alle funzioni di Amministrazione del sistema:

Il primo step è quello di definire un percorso all'interno del server, nel quale archiviare le e-mail/pec:

• Cliccare il bottone raffigurante l'omino, posto in alto a destra nella schermata:

• Selezionare dalla schermata che si apre, il bottone “Gestione Parametri”;
• Dalla schermata che si apre, digitare all'interno del campo filtro, la dicitura “PARAMETRI ARCHIVIAZIONE MAIL” e digitare invio da tastiera;
• Accedere con doppio clic alla voce descritta al punto precedente;
• Si apre la maschera dedicata all'inserimento del percorso di archiviazione delle pec, dove è possibile appunto indicare un path valido all'interno del server:

Il percorso nell'esempio è puramente indicativo.

• Cliccare il bottone “Conferma” per salvare il percorso di archiviazione.

Avvio dell'archiviazione delle pec scartate:

• Accedere alla funzione Amministrazione del sistema/Webmail/Archiviazione mail ;
• Si apre la schermata di ricerca dei dati:

• Nel primo campo “Account”, è possibile selezionare l'account per il quale si vuole procedere all'archiviazione delle pec scartate;
• Nel campo “Classe” è possibile specificare se si intende estrarre le pec scartate dal protocollo, quelle scartate dal suap o entrambe;
• Impostare un range di date entro il quale eseguire l'estrazione;
• Cliccare il bottone “Elenca” per estrarre i dati;

• Si apre la lista degli elementi estratti:

• E' possibile tornare alla ricerca tramite il bottone “Altra Ricerca”;
• Tramite il bottone “Simula Archiviazione”, viene visualizzato un calcolo di spazio che verrebbe liberato archiviando le pec estratte:

• Tramite il bottone “Archivia mail” si procede alla vera e propria archiviazione all'interno del percorso indicato.

Tutti gli elementi archiviati, vengono inseriti all'interno di un archivio .zip, corredate da un file Excel che indica per ogni elemento i suoi dati principali, così da rendere agevole la ricerca in caso di necessità futura.

Completata l'archiviazione, queste pec non saranno più presenti all'interno del sistema, liberando spazio, e saranno consultabili all'interno del percorso di archiviazione impostato.