Questo tipo di abilitazione garantisce all'operatore a cui viene associata, una modalità di visualizzazione dei protocolli limitata, escludendo quindi operazioni come ad esempio la modifica dei documenti, l'inserimento di nuovi protocolli o l'accesso completo ai dettagli del protocollo che si intende visualizzare. Rendendo di fatto disponibile la sola visualizzazione dei dati principali del protocollo:

• Numero;
• Tipo;
• Data;
• Oggetto.

Per impostare un utente in questa modalità, bisogna andare su Amministrazione del sistema → Gestione Accessi → Utenti, ricercare poi l'utente, selezionarlo e andare successivamente su “Profili Applicativi”, sotto la voce “Abilita Protocollo”, selezionare poi dal menù a tendina “Limitata”; infine cliccando su “Aggiorna” si salvano le modifiche.

A questo punto è possibile andare su Protocollo → Gestione → Gestione Protocollo. Apparirà una finestra con un messaggio predefinito.

Questo messaggio è in realtà personalizzabile, andando su Amministrazione del sistema → Dati Utente, poi andando su “Parametri Protocollo” e cliccando sul bottone “Gestisci Gestione Limitata”.

Si aprirà una finestra nella quale si può modificare il messaggio di accesso alla modalità limitata.

In questa finestra si possono fare le modifiche sul testo e sullo stile del messaggio e poi cliccando su “Aggiorna” si salvano le modifiche. Tornando alla gestione dei protocolli, al momento dell'accesso alla pagina è possibile così vedere il messaggio appena cambiato. Cliccando su “Annulla” si chiude la finestra, mentre cliccando su “Continua” si può accedere alla visibilità limitata.

Si apre così la form, che ha meno filtri di ricerca rispetto alla pagina di Gestione Protocollo standard.

Ogni voce nella form ha un piccolo bottone blu a lato che spiega la sua funzione passandoci sopra col mouse. Dopo aver filtrato, cliccando su “Elenca” apparirà una tabella con solamente le informazioni chiave dei protocolli, ossia Tipo, Anno, Numero, Data Registrazione, Ora Registrazione ed Oggetto, con quindi molte meno colonne della form di Gestione Protocollo. Cliccando su una riga della tabella, invece della pagina di protocollazione si aprirà invece una piccola finestra che ne riassume le stesse informazioni, ma in maniera più compatta ed intuitiva.

Alcune note aggiuntive:

• i protocolli che riportano la scritta RISERVATO su sfondo grigio sono visibili solamente agli utenti abilitati (chi lo ha registrato e a chi è stato assegnato);
• i protocolli evidenziati in giallo sono quelli senza allegati o senza classificazione;
• i protocolli evidenziati in nero sono quelli che sono stati annullati;
• IMPORTANTE: dal momento in cui viene fatto l'accesso alla pagina Gestione Protocollo Limitata fino a che non verrà chiusa, qualsiasi operazione fatta sarà registrata (la conferma dell'accesso alla pagina, i parametri di ogni ricerca dopo il click del bottone “Elenca”, e i dettagli dei protocolli che si andranno a visualizzare).

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