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Dal menù → Protocollo → Conservazione → Conservazione Protocolli si apre la schermata Gestione Conservazione.

Impostare gli estremi delle date o dei numeri di protocollo che si vogliono mandare in conservazione e cliccare Elenca.
Il campo Anno è già compilato con l’anno corrente.
Dai campi Tipo Protocollo, Stato Versamenti e Stato Conservazione è possibile limitare la ricerca.
Si consiglia di impostare intervalli di tempo molto brevi (4-5 giorni) per evitare che venga scaricata una grande quantità di dati, con conseguente rallentamento del lavoro.

La conservazione dei protocolli si svolge in due passaggi:

• il versamento al Polo di conservazione;
  
• la conservazione vera e propria, dopo la verifica dei documenti versati.

Selezionare un protocollo alla volta, aprire Menu Funzioni e cliccare Riversa in Conservazione.

Nella colonna Stato Versamento comparirà un cerchietto colorato, in base all’esito del versamento.
Se non sono presenti anomalie e il protocollo è stato versato, il cerchietto sarà di colore verde.
Se ci sono anomalie, il colore del cerchietto indica il tipo di problema:

• (blu) non versato
  
• (rosso) errore in versamento
  
• (giallo) versato con anomalie
  
• (arancione) protocollo variato
  
• (azzurro) protocollo non conservabile
  
• (viola) protocollo bloccato.

Dopo aver versato il protocollo, cliccare sul simbolo della lentina. Si aprirà una nuova finestra; cliccare il tasto RDV per mandare il protocollo in conservazione. Nella schermata compariranno data, ora e esito di tutti gli invii fatti.

Chiudendo la finestra e tornando alla schermata precedente, sarà presente un nuovo cerchietto colorato nella colonna Stato Conservazione, in corrispondenza del protocollo appena inviato.
Anche in questo caso, il verde indica che l’operazione è andato a buon fine; il rosso indica che c’è stato un errore in fase di conservazione; il blu indica che il protocollo non è ancora stato verificato.