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Il sigillo elettronico è una firma automatica del server apposta sul file Segnatura.xml, generato dal programma per i protocolli in partenza via posta elettronica.
Il sigillo garantisce l'origine e quindi l'autenticità e l'integrità dei documenti inviati.
Il sigillo elettronico qualificato è un sigillo rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari qualificato.

Per ogni soggetto mittente/destinatario è possibile indicare, facoltativamente, se si tratta di Persona fisica, Persona giuridica, Pubblica Amministrazione Italiana, Pubblica Amministrazione Estera.

Nel caso in cui si tratti di una Pubblica Amministrazione Italiana, va indicato anche il Codice IPA.

Se il soggetto mittente/destinatario viene scelto dalla Ricerca IPA, verrà riconosciuto come Pubblica Amministrazione Italiana e il Codice IPA sarà inserito automaticamente.

Nell'anagrafica dei soggetti mittenti/destinatari, si può specificare il tipo soggetto.

Il dato Tipo Soggetto viene riportato all'interno della Segnatura.xml. Se ci sono più destinatari, vengono riportate solo le Pubbliche Amministrazioni Italiane. Tutti gli altri soggetti sono omessi per evitare che, in caso di gara, siano visibili i nomi degli altri destinatari.

Nella tabella degli Allegati è possibile specificare, facoltativamente, la modalità in cui è stato creato il documento protocollato.
Le opzioni disponibili sono: a) da editor;
b) scansione;
c) da portali;
d) da raggruppamento di dati di origine eterogenea.

L'informazione viene riportata nei dati di conservazione, ma non nella Segnatura.xml.