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Il portlet Protocolli in carico contiene una griglia in cui sono elencati tutti i documenti che un altro utente ci ha assegnato e che dobbiamo gestire o visionare. Permette quindi di avere sempre sotto controllo tutto il lavoro che dobbiamo svolgere.
Con un doppio click sulla riga del documento, questo viene aperto e potremmo gestirlo.

Le informazioni mostrate nella griglia sono: il tipo di protocollo (A arrivo, P partenza, C documento interno formale), se si tratta di una fattura elettronica , un documento da firmare ; il numero di protocollo e l’anno; la data di trasmissione, l’oggetto e il mittente/destinatario; se si tratta di un documento in visione o in gestione , se è stato preso in carico ; se non è stato fascicolato e chi lo ha creato ; il termine entro cui va gestito (se impostato da chi lo ha trasmesso); a quante persone è stato trasmesso e quante di queste lo hanno letto. I documenti in grassetto sono quelli che non abbiamo ancora aperto.

Nella parte alta del portlet è possibile filtrare i documenti selezionando l’ufficio (per gli utenti che appartengono a più uffici), la data di scadenza del documento, l’arco temporale in cui è stato trasmesso e a chi. Cliccando Applica Filtri, vengono mostrati tutti i documenti che rispettano i parametri impostati; con Svuota Filtri si eliminano i parametri inseriti; con Salva Filtri i parametri resteranno attivi anche nei successivi accessi.

Nella parte bassa si possono filtrare ulteriormente i documenti per visualizzare solo quelli:

• In Carico, cioè trasmessi a noi personalmente e ancora da gestire o visionare;
  
• Vedi Chiusi, quelli che abbiamo già gestito e dei quali abbiamo chiuso l’iter (foto);
  
• Scaduti, quelli che avevano una data di scadenza (foto);
  
• Rifiutati, i documenti che abbiamo rifiutato e rimandato al mittente, magari perché non di nostra competenza (foto);
  
• Vedi Inviati, cioè i documenti che abbiamo spedito ad altri utenti (foto);
  
• Da Firmare, i documenti che dobbiamo firmare.

Si possono visionare anche solo i documenti in gestione, in visione, le fatture elettroniche o i registri giornalieri (selezionandoli dal campo Visualizza) e solo quelli da leggere, letti o tutti (selezionandolo dal campo Lettura).

Per gestire velocemente più documenti, è possibile sfruttare la finestrella in basso a destra.
Cliccando Accetta Presa Visione o Chiudi Presa Visione, si aprirà un elenco di tutti i protocolli che abbiamo in carico; da qui si selezionano i documenti che dobbiamo confermare di aver visionato (Accetta Presa Visione) o che dobbiamo confermare di aver visionato e dei quali vogliamo chiuderne l’iter (Chiudi Presa Visione). L’operazione deve essere confermata con Conferma selezione.
Cliccando Invia Trasmissioni, viene chiesto prima di selezionare i destinatari (e il loro ufficio) a cui inviare dei documenti, poi di selezionare dall’elenco quali documenti trasmettere.
Per applicare queste operazioni indiscriminatamente a tutti i documenti che ci sono stati trasmessi in una determinata data, impostare l’arco temporale nei campi Dal/Al e poi scegliere Invia Trasmissioni, Chiudi Presa Visione o Accetta Presa Visione. L’operazione selezionata sarà applicata a tutti i documenti trasmessi nelle date impostate.

Per gestire un documento che ci è stato assegnato consultare la pagina Gestire un documento.