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Di default, ogni utente ha accesso a tutti i protocolli gestiti (creati o ricevuti in assegnazione) dal proprio ufficio di appartenenza.
Più precisamente:
1. se viene scelto come assegnatario una persona specifica, indicata con nome e cognome, quella persona riceverà il protocollo sulla propria scrivania virtuale Documenti in Carico, nella Home del programma;
2. tutti gli altri utenti appartenenti allo stesso ufficio dell'assegnatario, NON riceveranno il protocollo sulla propria scrivania, ma avranno comunque accesso a quel protocollo dalla ricerca generale.

Affinché questo meccanismo funzioni correttamente e tutti gli utenti abbiamo accesso a tutti i protocolli effettivamente lavorati dal proprio ufficio, è fondamentale prestare la massima attenzione all'ufficio che si sceglie al momento dell'assegnazione.
In fase di scelta dell'assegnatario per nominativo, il programma chiede sempre per quale ufficio si sta assegnando quello specifico protocollo.

Se un protocollo deve essere accessibile alla sola persona indicata nell'assegnazione e non anche al suo ufficio di appartenenza, bisogna utilizzare la funzione del Metti in Riservato.

I protocolli riservati sono accessibili solamente all’utente creatore del protocollo, al firmatario (se presente) e ai singoli utenti che sono stati indicati come assegnatari.
L'eccezione a quanto sopra esposto, in relazione alla riservatezza dei protocolli, riguarda la possibilità di richiedere al supporto tecnico di PALItalsoft l'attivazione del parametro mostrato nela seguente immagine: in questo modo la visualizzazione dei protocolli marcati come riservati sarà estesa di default a tutti gli utenti di un certo ufficio; questo avverrà nel caso in cui l’assegnazione/trasmissione di tali protocolli venga operata verso l’intero ufficio ed indipendentemente dal fatto che le utenze - assegnate all’ufficio in questione - siano singolarmente abilitate alla consultazione dei protocolli riservati

Lo scopo della funzione Metti in Riservato è quello di poter compilare correttamente tutti i campi del protocollo, includendo i dati sensibili, i nomi per esteso e tutta la documentazione necessaria, senza il rischio che utenti non autorizzati possano accedere alle informazioni contenute.
Lo scopo ultimo delle registrazioni di protocollo è quello di poter ricercare e recuperare dati, informazioni e documenti di una determinata pratica/persona/procedimento, anche a distanza di anni; operazione che risulterebbe impossibile in assenza di dati chiari e completi, rendendo vano il lavoro stesso di registrazione del protocollo.