Ci sono diversi metodi per acquisire o creare un fascicolo elettronico, dipendono sia dalla metodologia di lavoro che dalle configurazioni dell'ente.

Il portlet “Procedimenti on-line in attesa di acquisizione” (Fig. 1) permette di acquisire i fascicoli elettronici arrivati tramite il portale Front Office di Palitalsoft.
E' possibile consultare tutte le richieste online in attesa di essere acquisite ed individuare la prima da importare, si consiglia vivamente di importare sempre le richieste online dalla meno recente alla più recente così da assegnare il corretto numero progressivo.
Attraverso l'utilizzo di alcuni webservice appositamente sviluppati questa opportunità è possibile anche per alcuni portali di altre software house.

Fig. 1

Nel portlet le righe si presentato con differenti colori:

• Titoli abilitativi: di colore nero, non in grassetto, entrano come un nuovo fascicolo elettronico
• Richieste di integrazione: Visualizzate di colore azzurro, in grassetto, entrano come passo in un fascicolo già esistente
• Comunicazioni/Domande post abilitativo: di colore blu scuro, in grassetto, entrano come un nuovo fascicolo elettronico ma collegato con il fascicolo padre

Per procedere con l'acquisizione fare doppio click sopra la riga desiderata, nella schermata visualizzata (Fig. 2) è presente un riepilogo di dati compilati dall'utente esterno e l'elenco della documentazione inviata (i files firmati digitalmente P7M sono consultabili cliccando il bottone con lo scudetto blu per tutti gli altri file tramite doppio click sulla riga desiderata).
Cliccare il bottone [Carica] (Fig. 2) posto in alto a destra per procedere con l'acquisizione.

Fig. 2

Nella maschera visualizzata la maggior parte dei dati viene compilata in automatico, è possibile inoltre selezionare un endoprocedimento da collegare al fascicolo elettronico, in questo caso tutti i passi contenuti nell'endoprocedimento vengono automaticamente importati nel fascicolo.
Il campo “Data Registrazione” fornisce la possibilità di inserire il fascicolo elettronico in una determinata data e quindi in un determinato anno, è molto importante, soprattutto durante i primi giorni dell'anno, modificare la data proposta in automatico ed inserire la data del protocollo visibile nella maschera sottostante, è possibile approfondire consultando la seguente guida [Acquisizione delle richieste online dell'anno precedente ad inizio del nuovo anno].
In base alle configurazione dell'ente potrebbe essere visualizzata anche la sezione “Dati Assegnazione Fascicolo” (Fig. 3) che permette l'assegnazione del fascicolo elettronico ad un dipendente. è possibile approfondire consultando la seguente guida [Assegnazioni].
Cliccare il bottone [F5-Carica] per procedere all'acquisizione del fascicolo elettronico.

Fig. 3

I clienti che utilizzano il protocollo di Palitalsoft possono creare dei fascicoli elettronici, o dei passi nei fascicoli esistenti, tramite il portlet del protocollo “Documenti in carico”.
Attraverso l'utilizzo di alcuni webservice appositamente sviluppati questa opportunità è possibile anche per alcuni portali di altre software house. I protocolli relativi a procedimenti arrivati dai portali on-line sono evidenziate dalla presenza di un mappamondo blu nella prima colonna (Fig. 4).

Fig. 4

Per procedere con l'acquisizione fare doppio click sopra la riga desiderata, nella schermata visualizzata (Fig. 5) è presente la visualizzazione della trasmissione, la tab “Allegati” contiene l'elenco della documentazione inviata (i files firmati digitalmente P7M sono consultabili cliccando il bottone con lo scudetto blu per tutti gli altri file tramite doppio click sulla riga desiderata).
Cliccare il bottone [Presa in Carico] (Fig. 5) posto nella colonna destra per procedere con l'acquisizione.

Fig. 5

Se la richiesta è arrivata tramite il portale Front Office di Palitalsoft cliccare il bottone [Acquisisci Richiesta Online] (Fig. 6) presente sulla colonna di destra.

Fig. 6

Se la richiesta non arriva dal Front Office di Palitalsoft ma si tratta di un protocollo ricevuto saranno presenti due appositi bottoni (Fig. 7)

Fig. 7

• Crea Fascicolo Elettronico: permette di acquisire un protocollo come nuova pratica (es. una richiesta di Certificato di Destinazione Urbanistica o un'istanza di Accesso agli Atti).
• Assegna a passo: permette di acquisire un protocollo relativo ad un fascicolo elettronico esistente (es. ricezione di un parere da un ente esterno), in questo caso non verrà creato un nuovo fascicolo elettronico ma un passo in un fascicolo elettronico già esistente

Se si crea un nuovo fascicolo elettronico viene visualizzata la maschera per l'inserimento dei dati (Fig. 8) e compilare nella sezione “Dati Procedimento”:

• Procedimento: Cliccare il bottone con la lente di ingrandimento a destra del campo per selezionare la tipologia di fascicolo che si sta creando (es. Certificato di Destinazione Urbanistica, ecc…)
• Responsabile: Cliccare il bottone con la lente di ingrandimento a destra del campo per selezionare il responsabile del procedimento
• Data Registrazione fornisce la possibilità di inserire il fascicolo elettronico in una determinata data e quindi in un determinato anno, è molto importante, soprattutto durante i primi giorni dell'anno, modificare la data proposta in automatico ed inserire la data del protocollo visibile nella maschera sottostante, è possibile approfondire consultando la seguente guida [Acquisizione delle richieste online dell'anno precedente ad inizio del nuovo anno]

Nella sezione “Soggetto coinvolto” compilare eventuali dati mancanti, fare attenzione che nel campo “Ruolo” sia presente sempre il codice, se dovesse risultare vuoto (nonostante la descrizione nel campo giallo) cliccare il bottone con la lente e selezionarlo.
In base alle configurazione dell'ente potrebbe essere visualizzata anche la sezione “Dati Assegnazione Fascicolo” (Fig. 3) che permette l'assegnazione del fascicolo elettronico ad un dipendente. è possibile approfondire consultando la seguente guida [Assegnazioni]. Cliccare il bottone [F5-Carica] per procedere all'acquisizione del fascicolo elettronico.

Fig. 8

Se si crea un passo all'interno di un fascicolo elettronico esistente verrà visualizzata la maschera di ricerca per permettere di selezionare il fascicolo elettronico di riferimento.

Fig. 9

I clienti che utilizzano il protocollo di alcune software house potrebbero avere comunque la possibilità di creare un fascicolo, o dei passi nei fascicoli esistenti, tramite il protocollo (importando quindi oltre ai dati di protocollazione anche gli allegati).
Questa possibilità dipende se la software house ha sviluppato degli appositi webservices per permettere a Cityware.Online l'interscambio di dati.

Accedere alla funzione [40. Fascicoli Elettronici - 30. Gestione - 20. Fascicolo Elettronico] e sulla sinistra, se presente, cliccare il bottone [Da Protocollo] (Fig. 10).

Fig. 10

Viene visualizzata la maschera per l'inserimento dei dati (Fig. 11), compilare nella sezione “Dati Protocollo”:

• Tipo: Selezionare se “Arrivo”, “Partenza” o “Interno” (a seconda della software house del protocollo questo campo potrebbe non essere presente)
• Numero: Inserire il numero di protocollo
• Anno: Inserire l'anno del protocollo

Cliccare il bottone con la lente di ingrandimento a destra del campo “Anno” per avviare la chiamata tramite webservice al software del protocollo.

Compilare nella sezione “Dati Procedimento”:

• Procedimento: Cliccare il bottone con la lente di ingrandimento a destra del campo per selezionare la tipologia di fascicolo che si sta creando (es. Certificato di Destinazione Urbanistica, ecc…)
• Responsabile: Cliccare il bottone con la lente di ingrandimento a destra del campo per selezionare il responsabile del procedimento
• Data Registrazione fornisce la possibilità di inserire il fascicolo elettronico in una determinata data e quindi in un determinato anno, è molto importante, soprattutto durante i primi giorni dell'anno, modificare la data proposta in automatico ed inserire la data del protocollo visibile nella maschera sottostante, è possibile approfondire consultando la seguente guida [Acquisizione delle richieste online dell'anno precedente ad inizio del nuovo anno]

Nella sezione “Soggetto coinvolto” compilare eventuali dati mancanti, fare attenzione che nel campo “Ruolo” sia presente sempre il codice, se dovesse risultare vuoto (nonostante la descrizione nel campo giallo) cliccare il bottone con la lente e selezionarlo.
In base alle configurazione dell'ente potrebbe essere visualizzata anche la sezione “Dati Assegnazione Fascicolo” (Fig. 3) che permette l'assegnazione del fascicolo elettronico ad un dipendente. è possibile approfondire consultando la seguente guida [Assegnazioni]. Cliccare il bottone [F5-Carica] per procedere all'acquisizione del fascicolo elettronico.

Fig. 11

Per creare un fascicolo elettronico nuovo accedere alla funzione [40. Fascicoli Elettronici - 30. Gestione - 20. Fascicolo Elettronico] e sulla sinistra, se presente, cliccare il bottone [Da Anagrafica Procedimento] (Fig. 12).

Fig. 12

Viene visualizzata la maschera per l'inserimento dei dati (Fig. 13), compilare nella sezione “Dati Procedimento”:

• Procedimento: Cliccare il bottone con la lente di ingrandimento a destra del campo per selezionare la tipologia di fascicolo che si sta creando (es. Certificato di Destinazione Urbanistica, ecc…)
• Responsabile: Cliccare il bottone con la lente di ingrandimento a destra del campo per selezionare il responsabile del procedimento
• Data Registrazione fornisce la possibilità di inserire il fascicolo elettronico in una determinata data e quindi in un determinato anno, è molto importante, soprattutto durante i primi giorni dell'anno, modificare la data proposta in automatico ed inserire la data del protocollo visibile nella maschera sottostante, è possibile approfondire consultando la seguente guida [Acquisizione delle richieste online dell'anno precedente ad inizio del nuovo anno]

Nella sezione “Soggetto coinvolto” compilare eventuali dati mancanti, fare attenzione che nel campo “Ruolo” sia presente sempre il codice, se dovesse risultare vuoto (nonostante la descrizione nel campo giallo) cliccare il bottone con la lente e selezionarlo.
In base alle configurazione dell'ente potrebbe essere visualizzata anche la sezione “Dati Assegnazione Fascicolo” (Fig. 3) che permette l'assegnazione del fascicolo elettronico ad un dipendente. è possibile approfondire consultando la seguente guida [Assegnazioni]. Cliccare il bottone [F5-Carica] per procedere all'acquisizione del fascicolo elettronico.

Fig. 13

Per importare un fascicolo elettronico, ad esempio il SUE vuole importare un fascicolo del SUAP Edilizia Produttiva, accedere alla funzione [40. Fascicoli Elettronici - 30. Gestione - 20. Fascicolo Elettronico] e sulla sinistra, se presente, cliccare il bottone [Da backend remoto] (Fig. 14).

Fig. 14

Nella schermata visualizzata (Fig. 15) è presente un riepilogo del fascicolo elettronico, cliccare il flag “Valorizza Protocollo” per visualizzare il protocollo di origine nella parte in alto del fascicolo elettronico che viene creato.

Selezionare gli allegati che si desidera importare e cliccare il bottone [F5 - Carica] (Fig. 15) posto in alto a destra per procedere con l'importazione.

Fig. 15