Le Assegnazioni sono la possibilità di assegnare la gestione delle pratiche ai singoli utenti.

Previa una configurazione sui Dipendenti, si può indicare chi è “Responsabile” e/o “Destinatario” di assegnazioni.

Le pratiche possono essere assegnate soltanto da quei dipendenti indicati come “Responsabili” e possono essere date soltanto a quei dipendenti indicati come “Destinatari”.

Per attivare la funzionalità, andare nei parametri vari dei fascicoli ed attivare la voce “Attiva Assegnazioni”

Sempre dai Parametri vari è possibile fare in modo che il destinatario prenda in carico la pratica in modo automatico, attivando la voce “Attiva Presa in Carico automatica”

Perché il tutto funzioni, occorre associare ad ogni utente un dipendente

E nel dipendente attivare le spunte sotto in base alle funzionalità da associare al dipendente.

• Abilita Assegnazioni: il dipendente può essere scelto come un destinatario delle Assegnazioni
• Responsabile Assegnazioni: il dipendente può assegnare le pratiche.

Inoltre, bisogna che siamo presenti i seguenti tipo di passi:

• Assegnazione: il destinatario può a sua volta assegnare la pratica in Gestione. La configurazione di questo passo deve essere la seguente:
  
• Gestione Pratica: il destinatario può gestire la pratica, dopo averla presa in carico. La configurazione di questo passo deve essere la seguente:
  
• Restituzione Pratica: usata quando il destinatario restituisce una pratica. La configurazione di questo passo deve essere la seguente:
  

Quando si carica un fascicolo alla pressione del bottone [Carica], se l’utente non è abilitato ad assegnare le pratiche, compare il seguente messaggio:

Se l’utente è abilitato avrà la seguente videata:

Dove dovrà indicare a chi assegna la pratica (può scegliere solo dipendenti con il flag “Abilita Assegnazioni” e indicare il tipo di operazione che può essere “Assegnazione” o “Gestione Pratica”.

Confermando con il bottone [Carica], viene creato il fascicolo elettronico e il mittente dell’assegnazione può effettuare le modifiche, finché il fascicolo non viene preso in carico dal destinatario.

Il dipendente destinatario, a questo punto, può entrare nel fascicolo e gestirlo (solo dopo averlo preso in carico, almeno che non sia attivata la voce “Attiva Presa in Carico automatica” nei parametri vari).

All’interno del fascicolo, ci sarà il pannello “Assegnazioni”, dove sono riportati tutte le assegnazioni fatte.

Se l’utente assegnatario non lavora la pratica, perché assente per un lungo periodo e questa deve essere portata avanti è possibile modificare l’assegnazione, se questa non è stata presa in carico dal destinatario, con un doppio click sulla riga dell’assegnazione.

Se è stata presa in carico, qualsiasi utente che ha il flag “Responsabile Assegnazioni” nei dipendenti può entrare nella pratica ed effettuare una nuova assegnazione premendo il bottone [Riassegna Pratica].

Il nuovo destinatario, potrà entrare nella pratica e dopo averla presa in carico proseguire con la gestione.  

Per aiutare la gestione, i vari utenti possono attivare il portlet “Passi Fascicolo da prendere in carico”

Su questo portlet vengono visualizzate le assegnazioni che hanno i campi Data Inizio e Data Fine vuoti.

• Destinatario vede la pratica nel Portlet
• Il mittente con il doppio Click sulla riga delle assegnazioni può cambiare il destinatario
• Il Destinatario può prendere il carico la pratica o Restituirla

• Il destinatario può annullare la presa in carico, premendo il doppio click sulla riga delle assegnazioni
• Il mittente e qualsiasi altro utente che ha nei dipendenti il flag “Responsabile Assegnazioni” può cambiare l’assegnazione dandola ad altro destinatario

• Un qualsiasi utente che ha nei dipendenti il flag “Responsabile Assegnazioni” può riassegnare la pratica
• Sul Portlet del destinatario della restituzione si vede la pratica