Le Assegnazioni sono la possibilità di assegnare la gestione delle pratiche ai singoli utenti, previa una configurazione sul singolo dipendente, si può indicare se è responsabile e/o assegnatario. Le pratiche possono essere assegnate soltanto dai dipendenti indicati come “Responsabile Assegnazioni” e possono essere date soltanto a quelli indicati come “Abilitati alle assegnazioni”.

Perché il tutto funzioni, occorre associare ad ogni utente un dipendente (funzionalità esclusiva dei profili di tipo “Admin” es. CED).

Nella funzione [40. Fascicoli Elettronici - 20. Pianta organica - 60. Dipendenti] attivare i flag:

• Abilita Assegnazioni: il dipendente può essere scelto come un destinatario delle Assegnazioni
• Responsabile Assegnazioni: il dipendente può assegnare le pratiche ad un collega

Inoltre, bisogna che siano presenti i seguenti tipi di passi:

• Assegnazione: il destinatario può a sua volta assegnare la pratica in Gestione. La configurazione di questo passo deve essere la seguente “Gestione Assegnazioni Passi Pratica”
  
• Gestione Pratica: il destinatario può gestire la pratica, dopo averla presa in carico. La configurazione di questo passo deve essere la seguente “Gestione Generica Passi Pratica”
  
• Restituzione Pratica, usata quando il destinatario restituisce una pratica. La configurazione di questo passo deve essere “Restituzione Passi Pratica”
  

Per attivare la funzionalità, accedere alla funzione [40. Fascicoli Elettronici - 50. Parametri - 40. Parametri Vari] e valorizzare:

• “Attiva Assegnazioni”
• “Attiva [Modifica] solo per Soggetti/Assegnatari” se si desidera che la modifica delle pratiche viene consentita solo ai “Soggetti Coinvolti” della pratica o all'assegnatario. Nel caso in cui si decida di non valorizzare il flag il funzionamento resta come il precedente, viene permesso a chiunque di poter modificare le pratiche assegnate.

Sempre tramite i “Parametri Vari” è possibile fare in modo che il destinatario prenda in carico la pratica in modo automatico, valorizzando il flag “Attiva Presa in Carico automatica”.

Quando si carica un fascicolo alla pressione del bottone “Carica”, se l'utente non è abilitato ad assegnare le pratiche, compare il seguente messaggio: “Operatore non abilitato all'assegnazione delle pratiche. Acquisizione non consentita. Accedere nella gestione del [Dipendente] e impostare il Responsabile Assegnazioni”

Se l'utente è abilitato avrà la seguente videata, dove indicare a chi assegna la pratica (può scegliere solo dipendenti con il flag “Abilita Assegnazioni” e indicare il tipo di operazione che può essere “Assegnazione” o “Gestione Pratica”.

Confermando con il bottone “Carica”, viene creato il fascicolo elettronico e il mittente dell'assegnazione può effettuare le modifiche, finché il fascicolo non viene preso in carico dal destinatario.

Il dipendente destinatario, a questo punto, può entrare nel fascicolo e gestirlo (solo dopo averlo preso in carico, almeno che non sia attivata la voce “Attiva Presa in Carico automatica” nei parametri vari). All'interno del fascicolo, ci sarà la tab “Assegnazioni”, dove sono riportati tutte le assegnazioni fatte.

Se l'utente assegnatario non lavora la pratica, perché assente per un lungo periodo e questa deve essere portata avanti è possibile modificare l'assegnazione, se questa non è stata presa in carico dal destinatario, con un doppio click sulla riga dell'assegnazione.

Se è stata presa in carico, qualsiasi utente che ha il flag “Responsabile Assegnazioni” nei dipendenti può entrare nella pratica ed effettuare una nuova assegnazione premendo il nuovo bottone [Riassegna Pratica]. Il nuovo destinatario, potrà entrare nella pratica e dopo averla presa in carico proseguire con la gestione.

Per semplificare la gestione, si può attivare il portlet “Passi Fascicolo da prendere in carico”. In questo portlet vengono visualizzate le assegnazioni che hanno il campo data “Presa in carico” vuoto; questo perché una volta preso in carico il Fascicolo, sparisce da questo portlet e lo si può visualizzare nel portlet “Fascicoli Utente”.

In sintesi si ha questo flusso:

1. Il Destinatario vede la pratica nel Portlet
2. Il Mittente con il doppio Click sulla riga delle assegnazioni può cambiare il destinatario
3. Il Destinatario può prendere il carico la pratica o Restituirla

In sintesi si ha questo flusso:

1. Il Destinatario può annullare la presa in carico, premendo il doppio click sulla riga delle assegnazioni
2. Il Mittente e qualsiasi altro utente che ha nei dipendenti il flag “Responsabile Assegnazioni” può cambiare l'assegnazione dandola ad altro destinatario

In sintesi si ha questo flusso:

1. Un qualsiasi utente che ha nei dipendenti il flag “Responsabile Assegnazioni” può riassegnare la pratica
2. Sul Portlet del destinatario della restituzione si vede la pratica