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===== Protocollare una Partenza =====

Si può accedere alla schermata dedicata alla protocollazione delle partenze in due modi:

  *dal portlet [[Le mie Protocollazioni|Accesso ai Protocolli]], cliccando sul **+** in basso a sinistra e scegliendo **Partenza**;\\ 
  *dal menù -> Protocollo -> Gestione -> [[Arrivo_Partenza|Gestione Arrivi/Partenze]], cliccando sul bottone **Partenza** sulla destra.

La schermata propone una grande quantità di campi, ma solo quattro sono obbligatori: l’oggetto del documento, il mittente/firmatario, il destinatario e la classificazione.

  * L’**oggetto** deve essere esplicativo, ma sintetico. Cliccando sulla lentina accanto al campo oggetto, si accede all’[[it:guide:protocollo:archivi:oggetti|archivio degli oggetti]] da cui poter scegliere un testo precaricato; il programma compilerà automaticamente anche i campi //Destinatario//, //Titolario// e //Assegnatari//, se valorizzati in fase di caricamento dell’archivio oggetti, così da velocizzare l’operazione.

{{:guide:protocollo:oggetto.png|}}

  * Il **mittente/firmatario** deve essere il firmatario del documento; si può scegliere dall’[[it:guide:protocollo:archivi:mittenti_destinatari|archivio mittenti/destinatari]] cliccando sulla lentina oppure si può cominciare a digitare il nome nell’apposito campo e il programma suggerirà i nomi presenti in archivio.\\ Accanto al campo “Mitt/Firmatario”, deve essere inserito l’**ufficio** di appartenenza del firmatario: cliccando “invio” sulla tastiera, verrà aperto l’elenco degli uffici di cui l’utente fa parte; selezionarne uno con un doppio click.\\ Se sono presenti altri mittenti, si possono indicare cliccando il bottone **+ Firmatari Aggiuntivi**.

{{:guide:protocollo:firmatarioa.png|}}

  * Del **destinatario** possono essere valorizzati anche i campi //Indirizzo//, //Città//, //Provincia//, //Cap//, //PEC/Mail//, //Codice Fiscale// e //Nazione//. Cliccando sulla lentina accanto al campo //Destinatario//, si accede all’[[it:guide:protocollo:archivi:mittenti_destinatari|archivio mittenti/destinatari]] da cui poter scegliere il nominativo; il programma compilerà automaticamente anche gli altri campi, se valorizzati in fase di caricamento dell’archivio mittenti/destinatari, così da velocizzare l’operazione.\\ Cliccando sul bottone “Cerca IPA” {{:guide:protocollo:ipa.png|}} si può cercare, attraverso l’Indice PA, l’indirizzo PEC sempre aggiornato di qualsiasi Pubblica Amministrazione. Con un doppio click sul nominativo di nostro interesse, verranno caricati automaticamente tutti i campi relativi al Destinatario.\\ Se i destinatari sono più di uno, si possono aggiungere gli altri dal bottone **+** nel riquadro **Altri Dest.**.

{{:guide:protocollo:destinataria.png|}}

Se i destinatari da inserire sono molti e la corrispondenza con questi è frequente, si possono creare delle [[Liste di destinatari|liste di destinatari]], da caricare attraverso il tasto {{:guide:protocollo:icona.png|}} **Importa CSV**; oppure si potrà provvedere a tale inserimento tramite le funzioni aggiuntive di caricamento dei destinatari, consultando la relativa guida accessibile tramite il seguente link: [[Funzioni aggiuntive destinatari|Funzioni aggiuntive per il caricamento dei destinatari]].\\

{{:guide:protocollo:importacsv2.png|}}

  * Per la **classificazione** va compilato il campo //Titolario// con i numeri relativi a titolo e classe. Cliccando sulla lentina accanto al campo, si accede al titolario completo, così da poter consultare tutte le voci e individuare facilmente la giusta classificazione.

{{:guide:protocollo:campotitolario.png|}}

Altri dati che possono essere inseriti sono:
 
  * il **tipo di documento**, che può essere selezionato, attraverso la lentina, dal relativo [[it:guide:protocollo:archivi:tipo_documento|archivio]];

  * la **data e ora di invio**, che se non valorizzato viene compilato automaticamente dal programma al momento della registrazione del protocollo;

  * il **tipo di spedizione**, che può essere selezionato, attraverso la lentina, dal relativo [[it:guide:protocollo:archivi:tipologia_spedizione|archivio]];

  * il **numero degli allegati**.

Gli utenti abilitati alla protocollazione in arrivo avranno accanto ai campi //Oggetto// e //Mittente// un tasto aggiuntivo {{:guide:protocollo:piu.png|}} da cui inserire nuovi dati nell’archivio corrispondente. Compilando i campi richiesti e cliccando **Aggiungi**, l’oggetto e/o il mittente inseriti compariranno nell’elenco accessibile dalla lentina.

{{:guide:protocollo:aggiungi_voce.png|}}

Un campo molto utile per velocizzare la compilazione e per mantenere uno storico di tutte le comunicazioni di una determinata pratica, è il **Protocollo collegato**. Attraverso il tasto “Cerca Protocollo”, è possibile consultare l’elenco degli ultimi protocolli e scegliere quello a cui legare il documento che stiamo registrando. Il programma caricherà automaticamente tutti i dati che ha a disposizione del protocollo collegato. È possibile ovviamente apportare delle modifiche ai dati inseriti e/o aggiungerne altri.

{{:guide:protocollo:protocollo_collegato.png|}}

Nella scheda dedicata ai fascicoli, è inoltre possibile [[Fascicolazione|fascicolare]] il documento attraverso il tasto “Fascicola”.

{{:guide:protocollo:fascicolaa.png|}}

Nella tabella **Assegnatari** possono essere inseriti gli uffici e i nominativi di chi dovrà visionare il documento. Anche in questo caso, la lentina accanto al campo //Ufficio// permette di accedere al relativo [[it:guide:protocollo:archivi:uffici|archivio]] da cui poter scegliere l’ufficio di interesse e inserire gli utenti che ne fanno parte. Nel campo “Assegnatario”, invece, è possibile inserire direttamente il nominativo di uno o più utenti. Per approfondire, consultare la pagina [[Trasmissioni|Trasmissioni Interne]].

{{:guide:protocollo:trasmissionia.png|}}
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Nella tabella **Allegati** devono essere inseriti il documento principale e i suoi eventuali allegati; attraverso i bottoni in basso, è possibile aggiungere un file presente nel computer {{:guide:protocollo:dafilea.png|}} o un file da uno scanner collegato {{:guide:protocollo:sascannera.png|}}, da un fascicolo già aperto {{:guide:protocollo:dafascica.png|}} o da un protocollo collegato {{:guide:protocollo:daprotb.png|}}. Gli altri due bottoni permettono di aprire gli allegati in una nuova finestra {{:guide:protocollo:nuovafina.png|}} o di scaricare gli allegati in uno zip {{:guide:protocollo:zipa.png|}}.\\ Per approfondire, consultare la pagina [[Allegati|Allegati]].

{{:guide:protocollo:allegatia.png|}}
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Se si tratta di un documento riservato, cliccare il bottone sulla destra **Metti in Riservato**; il documento sarà visibile solo a chi lo ha registrato e agli eventuali assegnatari.

Una volta inseriti tutti i dati a nostra disposizione e allegato il documento, cliccare il bottone **Registra** presente sulla destra.

Se non è stato allegato nessun documento, una finestra ci avvisa che il protocollo è senza allegati. Per allegare rapidamente un documento, si possono utilizzare i bottoni **Allega da File** o **Allega da Scanner** presenti sulla finestra di avviso oppure si può scegliere **Torna al Protocollo** per inserirlo dalla scheda dedicata agli allegati.

{{:guide:protocollo:allegati_non_obbligatori.png|}}

Se il documento allegato è un pdf, il programma chiederà di marcarlo con la segnatura di protocollo e di scegliere la posizione; se si decide di mantenere la posizione di default, cliccare semplicemente **Conferma**.

{{:guide:protocollo:marcaturapdf.png|}}

Se invece è stato omesso anche solo uno dei dati obbligatori, comparirà un messaggio di errore che specifica i campi da valorizzare. Inserire i dati mancanti e cliccare nuovamente su “Registra”.\\
Una finestra ci avvisa che il documento è stato registrato correttamente e ci mostra il numero di protocollo, la segnatura, la data di registrazione e la classificazione.

{{:guide:protocollo:protocolloreg.png|}}

Il documento è stato protocollato, ma non ancora inviato ai destinatari. Si può utilizzare il tasto **Notifica Destinatari** presente sulla finestra di riepilogo oppure si può scegliere **Torna al Protocollo** per ricontrollare i dati inseriti e inviarlo tramite **Notifica Destinatari** presente tra i bottoni sulla destra.\\ Il programma aprirà una finestra per l’invio della mail, in cui è possibile selezionare l’account con il quale inviare la mail (//Da Mail://) e gli indirizzi a cui mandarla (spuntando le caselline corrispondenti), inserire l’oggetto e il testo; il protocollo è già presente come allegato.

{{:guide:protocollo:notifica.png|}}

Se il messaggio è stato inviato, comparirà una bustina accanto al campo //PEC/Mail//, visibile anche nel portlet Accesso ai Protocolli.

{{:guide:protocollo:bustanonpec.png|}}

Se il messaggio è stato inviato da pec, le notifiche di consegna e accettazione saranno allegate automaticamente al protocollo e nel portlet [[Le mie Protocollazioni|Accesso ai Protocolli]] sarà visibile il simbolo della bustina con due spunte, una per l’accettazione e una per la consegna; {{:guide:protocollo:busta2spunte.png|}}\\ finché non sono presenti le ricevute di accettazione e consegna, le icone saranno di colore rosso {{:guide:protocollo:bustaanomalia.png|}}.\\ Le anomalie di invio della pec sono invece indicate con un triangolo rosso {{:guide:protocollo:icona30.png|}}\\ Aprendo il protocollo, accanto al campo //PEC/Mail// sarà presente una bustina per visionare la mail originale, due spunte corrispondenti ad accettazione e consegna (una sola spunta e un avviso di mancata consegna se ci sono state anomalie) e un lucchetto per sbloccare il protocollo, modificarlo, cambiare gli allegati, reinserire i destinatari e fare un nuovo invio. {{:guide:protocollo:spunte.png|}}

Il bottone **Vedi allegati di Servizio** {{:guide:protocollo:allserviziob.png|}}, sotto alla finestra dedicata agli allegati, permette di vedere le notifiche originali di accettazione e consegna di ogni destinatario.

{{:guide:protocollo:allservizioa.png|}}
 
Gli altri bottoni presenti sulla finestra di riepilogo permettono di:
 
  * **Nuovo Protocollo**, aprire una nuova schermata per la protocollazione in partenza;

  * **Stampa Ricevuta**, per stampare i dati del protocollo in formato pdf;

  * **Allega da File** e **Allega da Scanner** per aggiungere altri documenti;

  * **Duplica Documento** per aprire una nuova schermata per la protocollazione in partenza mantenendo i dati del documento appena registrato;
 
  * **Stampa Etichetta**, per stampare l’etichetta con il numero di protocollo e la segnatura;
 
  * **Notifica Destinatari**, per inviare la mail ai destinatari indicati;
 
  * **Notifica Mittenti**, per inviare una mail di notifica agli eventuali mittenti interni (assegnatari);
 
  * **Torna al Protocollo**, per chiudere la finestra e tornare alla schermata del protocollo appena registrato;
 
  * **Chiudi Tutto** per chiudere tutta la schermata e tornare alla Home.

Una volta registrato un protocollo, sulla destra compariranno nuovi bottoni:

  * **Aggiorna Assegnazioni**, per trasmettere il documento a nuovi assegnatari;
 
  * **Duplica Documento**, per creare un nuovo protocollo in partenza utilizzando gli stessi dati, assegnatari e allegati del protocollo appena registrato;
 
  * **Etichetta**, per stampare l’etichetta con il numero di protocollo e la segnatura;
 
  * **Notifica Destinatari**, per inviare la mail ai destinatari indicati;
 
  * **Metti in Riservato**, per rendere il protocollo visibile solo a chi lo ha registrato e agli assegnatari;
 
  * **Riscontro**, per creare un nuovo protocollo copiando i dati a disposizione e legando insieme i due protocolli;
  
  * **Variazioni**, per visualizzare eventuali modifiche;

  * **Visualizza Trasmissioni**, per vedere tutti i passaggi tra assegnatari/uffici del documento;
 
  * **Indirizzi**, per stampare l'elenco degli indirizzi dei destinatari;
  
  * **Ricevuta**, per stampare i dati del protocollo in formato pdf;

  * **Metti Evidenza**, per indicarne l’urgenza, evidenziandolo in rosso e mettendolo in cima alla griglia del portlet “Protocolli in carico”;
 
  * **Usa come modello**, per memorizzare i dati del protocollo e usarlo in seguito come modello.