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Si accede a Organigramma tramite il menù principale → Protocollo → Archivi → Organigramma.

Quest’archivio permette di avere a disposizione un elenco di tutti gli uffici dell’ente, da cui poter scegliere nella fase di trasmissione interna di un documento protocollato.

Per inserire un nuovo ufficio, accedere all’archivio tramite il menù e cliccare su Nuovo.

I dati minimi da inserire sono il codice e il nome dell’ufficio, ma si possono indicare anche il responsabile e il settore di appartenenza. Inoltre, nel campo Codice Padre, è possibile indicare l'ufficio o il settore di livello superiore, così da creare un organigramma strutturato su più livelli.

Dopo aver creato l'ufficio e averlo associato agli utenti che ne fanno parte nell'archivio Mittenti/Destinatari, dalla tabella Dati sarà visibile l'elenco degli utenti appartenenti all'ufficio.

Nella tabella Gestione Documentale si può inserire il Servizio di cui fa parte l'ufficio, se si dispone anche del programma della Segreteria degli Atti.

Nella tabella Fatture Elettroniche si possono impostare i dati per la fatturazione elettronica, nel caso in cui l'Ente abbia registrato all'IPA più codici di fatturazione, così che al momento della protocollazione si possono assegnare automaticamente le fatture all'ufficio competente.

Nella tabella Dati Protocollo si possono impostare le abilitazioni relative al protocollo per ogni ufficio: “Abilita Protocollo” per autorizzare gli utenti dell'ufficio alla protocollazione delle sole partenze, dei soli arrivi, di arrivi e partenze oppure negare totalmente l'accesso alla protocollazione; “Abilita Fascicoli” per stabilire se gli utenti possono solamente consultare i fascicoli esistenti (consultazione), inserire protocolli in fascicoli esistenti (movimentazione), creare nuovi fascicoli (completa), chiudere i fascicoli esistenti (archivistica). Spuntando la voce “Abilita la creazione di arrivi senza allegati”, si autorizza l'ufficio ad allegare al protocollo i documenti cartacei in un secondo momento, nel caso in cui questo utilizzi etichette o scansioni massive. Nella tabella in fondo, “Titolari Abilitati”, si possono attivare solo i titoli e le classi effettivamente utilizzate dall'ufficio.

Il campo “Livello Visibilità” permette di creare diversi livelli di accesso alla consultazione dei protocolli all'interno di uno stesso settore. Se il campo “Codice Padre” è stato valorizzato, si può assegnare all'ufficio un livello di visibilità in cui 1 corrisponde al livello piàù alto di permessi

Per scegliere un ufficio dall’elenco in fase di assegnazione del documento, cliccare sulla lentina accanto al campo Ufficio. Selezionando una voce dall’elenco, verrà inserito l’ufficio, il responsabile e gli utenti che sono stati indicati (in fase di caricamento dei dati) per la gestione/visione.