guide:protocollo:documenti_formali
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guide:protocollo:documenti_formali [2013/07/05 18:10] – c.ciarrocchi | guide:protocollo:documenti_formali [Data sconosciuta] (versione attuale) – modifica esterna (Data sconosciuta) 127.0.0.1 | ||
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Linea 1: | Linea 1: | ||
+ | ===== Protocollare un Documento interno formale ===== | ||
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+ | Si può accedere alla schermata dedicata alla protocollazione dei documenti interni formali in due modi: | ||
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+ | *dal portlet [[Le mie Protocollazioni|Accesso ai Protocolli]], | ||
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+ | *dal menù -> Protocollo -> Gestione -> [[Arrivo_Partenza|Gestione Arrivi/ | ||
+ | |||
+ | La schermata è molto simile a quella per la protocollazione delle partenze, ma in versione semplificata. | ||
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+ | {{: | ||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | I campi da valorizzare obbligatoriamente sono l’oggetto, | ||
+ | |||
+ | * L’**oggetto** deve essere esplicativo, | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | * Il **mittente/ | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | * Per la **classificazione** va compilato il campo // | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | Altri dati che possono essere inseriti sono: | ||
+ | |||
+ | *il **tipo di documento**, | ||
+ | |||
+ | *la **data e ora di invio**, che se non valorizzato viene compilato automaticamente dal programma al momento della registrazione del protocollo. | ||
+ | |||
+ | Un campo molto utile per velocizzare la compilazione e per mantenere uno storico di tutte le comunicazioni di una determinata pratica, è il **Protocollo collegato**. Attraverso il tasto “Cerca Protocollo”, | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | Nella scheda dedicata ai fascicoli, è inoltre possibile [[Fascicolazione|fascicolare]] il documento attraverso il tasto “Fascicola”. | ||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | Nella tabella **Assegnatari** devono essere inseriti gli uffici e i nominativi di chi dovrà visionare e/o gestire il documento. Anche in questo caso, la lentina accanto al campo //Ufficio// permette di accedere al relativo [[it: | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | Nella tabella **Allegati** devono essere inseriti il documento principale e i suoi eventuali allegati; attraverso i bottoni in basso, è possibile aggiungere un file presente nel computer {{: | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | Se si tratta di un documento riservato, cliccare il bottone sulla destra **Metti in Riservato**; | ||
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+ | Una volta inseriti tutti i dati a nostra disposizione e allegato il documento, cliccare il bottone **Registra** presente sulla destra. | ||
+ | |||
+ | Se non è stato allegato nessun documento o se è stato omesso anche solo uno dei dati obbligatori, | ||
+ | |||
+ | Sulla parte alta della schermata saranno compilati automaticamente i dati relativi a segnatura, numero di protocollo, data e ora di registrazione e ultima modifica. | ||
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+ | {{: | ||
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+ | Il documento è stato protocollato e inviato agli assegnatari indicati. | ||
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+ | Una volta registrato un protocollo, sulla destra compariranno nuovi bottoni: | ||
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+ | * **Duplica Documento**, | ||
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+ | * **Etichetta**, | ||
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+ | * **Notifica Destinatari**, | ||
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+ | * **Metti in Riservato**, | ||
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+ | * **Riscontro**, | ||
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+ | * **Variazioni**, | ||
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+ | * **Visualizza Trasmissioni**, | ||
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+ | * **Metti Evidenza**, per indicarne l’urgenza, | ||
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+ | * **Usa come modello**, per memorizzare i dati del protocollo e usarlo in seguito come modello. | ||