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Si può accedere alla schermata dedicata alla protocollazione dei documenti interni formali in due modi:

• dal portlet Accesso ai Protocolli, cliccando sul + in basso a sinistra e scegliendo Documento Formale;

• dal menù → Protocollo → Gestione → Gestione Arrivi/Partenze, cliccando sul bottone Documento Formale sulla destra.

La schermata è molto simile a quella per la protocollazione delle partenze, ma in versione semplificata.

I campi da valorizzare obbligatoriamente sono l’oggetto, il mittente/firmatario con il relativo ufficio di appartenenza e la classificazione.

• L’oggetto deve essere esplicativo, ma sintetico. Cliccando sulla lentina accanto al campo oggetto, si accede archivio degli oggetti da cui poter scegliere un testo precaricato; il programma compilerà automaticamente anche i campi Titolario e Assegnatari, se valorizzati in fase di caricamento dell’archivio oggetti, così da velocizzare l’operazione.

• Il mittente/firmatario deve essere il firmatario del documento; si può scegliere dall’archivio mittenti/destinatari cliccando sulla lentina oppure si può cominciare a digitare il nome nell’apposito campo e il programma suggerirà i nomi presenti in archivio.
  Accanto al campo “Mitt/Firmatario”, deve essere inserito l’ufficio di appartenenza del firmatario: cliccando “invio” sulla tastiera, verrà aperto l’elenco degli uffici di cui l’utente fa parte; selezionarne uno con un doppio click. Se sono presenti altri mittenti, si possono indicare cliccando il bottone + Firmatari Aggiuntivi.

• Per la classificazione va compilato il campo Titolario con i numeri relativi a titolo e classe. Cliccando sulla lentina accanto al campo, si accede al titolario completo, così da poter consultare tutte le voci e individuare facilmente la giusta classificazione.

Altri dati che possono essere inseriti sono:

• il tipo di documento, che può essere selezionato, attraverso la lentina, dal relativo archivio;

• la data e ora di invio, che se non valorizzato viene compilato automaticamente dal programma al momento della registrazione del protocollo.

Un campo molto utile per velocizzare la compilazione e per mantenere uno storico di tutte le comunicazioni di una determinata pratica, è il Protocollo collegato. Attraverso il tasto “Cerca Protocollo”, è possibile consultare l’elenco degli ultimi protocolli e scegliere quello a cui legare il documento che stiamo registrando. Il programma caricherà automaticamente tutti i dati che ha a disposizione del protocollo collegato. È possibile ovviamente apportare delle modifiche ai dati inseriti e/o aggiungerne altri.

Nella scheda dedicata ai fascicoli, è inoltre possibile fascicolare il documento attraverso il tasto “Fascicola”.

Nella tabella Assegnatari devono essere inseriti gli uffici e i nominativi di chi dovrà visionare e/o gestire il documento. Anche in questo caso, la lentina accanto al campo Ufficio permette di accedere al relativo archivio da cui poter scegliere l’ufficio di interesse e inserire gli utenti che ne fanno parte. Nel campo “Assegnatario”, invece, è possibile inserire direttamente il nominativo di uno o più utenti. Per approfondire, consultare la pagina Trasmissioni Interne.

Nella tabella Allegati devono essere inseriti il documento principale e i suoi eventuali allegati; attraverso i bottoni in basso, è possibile aggiungere un file presente nel computer o un file da uno scanner collegato , da un fascicolo già aperto o da un protocollo collegato . Gli altri due bottoni permettono di aprire gli allegati in una nuova finestra o di scaricare gli allegati in uno zip .
Per approfondire, consultare la pagina Allegati.

Se si tratta di un documento riservato, cliccare il bottone sulla destra Metti in Riservato; il documento sarà visibile solo a chi lo ha registrato e agli assegnatari.

Una volta inseriti tutti i dati a nostra disposizione e allegato il documento, cliccare il bottone Registra presente sulla destra.

Se non è stato allegato nessun documento o se è stato omesso anche solo uno dei dati obbligatori, comparirà un messaggio di errore che ricorda di inserire almeno un allegato o che specifica i campi da valorizzare. Inserire l’allegato o i dati mancanti e cliccare nuovamente su “Registra”.

Sulla parte alta della schermata saranno compilati automaticamente i dati relativi a segnatura, numero di protocollo, data e ora di registrazione e ultima modifica.

Il documento è stato protocollato e inviato agli assegnatari indicati.

Una volta registrato un protocollo, sulla destra compariranno nuovi bottoni:

• Duplica Documento, per creare un nuovo documento formale utilizzando gli stessi dati, assegnatari e allegati del protocollo appena registrato;

• Etichetta, per stampare l’etichetta con il numero di protocollo e la segnatura;

• Notifica Destinatari, per inviare una mail di notifica agli assegnatari indicati;

• Metti in Riservato, per rendere il protocollo visibile solo a chi lo ha registrato e agli assegnatari;

• Riscontro, per creare un nuovo protocollo copiando i dati a disposizione e legando insieme i due protocolli;

• Variazioni, per visualizzare eventuali modifiche;

• Visualizza Trasmissioni, per vedere tutti i passaggi tra assegnatari/uffici del documento;

• Metti Evidenza, per indicarne l’urgenza, evidenziandolo in rosso e mettendolo in cima alla griglia del portlet “Protocolli in carico”;

• Usa come modello, per memorizzare i dati del protocollo e usarlo in seguito come modello.