Differenze

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--- guide:protocollo:documenti_formali [2013/07/10 18:47] – c.ciarrocchi
+++ guide:protocollo:documenti_formali [Data sconosciuta] (versione attuale) – modifica esterna (Data sconosciuta) 127.0.0.1
@@ Linea 1: / Linea 1: @@
+===== Protocollare un Documento interno formale =====
+Si può accedere alla schermata dedicata alla protocollazione dei documenti interni formali in due modi:
+  *dal portlet [[Le mie Protocollazioni|Accesso ai Protocolli]], cliccando sul **+** in basso a sinistra e scegliendo **Documento Formale**;
+  *dal menù -> Protocollo -> Gestione -> [[Arrivo_Partenza|Gestione Arrivi/Partenze]], cliccando sul bottone **Documento Formale** sulla destra.
+La schermata è molto simile a quella per la protocollazione delle partenze, ma in versione semplificata.
+{{:guide:protocollo:docc.png|}}
+{{:guide:protocollo:docc2.png|}}
+I campi da valorizzare obbligatoriamente sono l’oggetto, il mittente/firmatario con il relativo ufficio di appartenenza e la classificazione.
+  * L’**oggetto** deve essere esplicativo, ma sintetico. Cliccando sulla lentina accanto al campo oggetto, si accede [[it:guide:protocollo:archivi:oggetti|archivio degli oggetti]] da cui poter scegliere un testo precaricato; il programma compilerà automaticamente anche i campi //Titolario// e //Assegnatari//, se valorizzati in fase di caricamento dell’archivio oggetti, così da velocizzare l’operazione.
+{{:guide:protocollo:cattura16.png|}}
+  * Il **mittente/firmatario** deve essere il firmatario del documento; si può scegliere dall’[[it:guide:protocollo:archivi:mittenti_destinatari|archivio mittenti/destinatari]] cliccando sulla lentina oppure si può cominciare a digitare il nome nell’apposito campo e il programma suggerirà i nomi presenti in archivio.\\ Accanto al campo “Mitt/Firmatario”, deve essere inserito l’**ufficio** di appartenenza del firmatario: cliccando “invio” sulla tastiera, verrà aperto l’elenco degli uffici di cui l’utente fa parte; selezionarne uno con un doppio click. Se sono presenti altri mittenti, si possono indicare cliccando il bottone **+ Firmatari Aggiuntivi**.
+{{:guide:protocollo:cattura18.png|}}
+  * Per la **classificazione** va compilato il campo //Titolario// con i numeri relativi a titolo e classe. Cliccando sulla lentina accanto al campo, si accede al titolario completo, così da poter consultare tutte le voci e individuare facilmente la giusta classificazione.
+{{:guide:protocollo:campotitolario.png|}}
+Altri dati che possono essere inseriti sono:
+  *il **tipo di documento**, che può essere selezionato, attraverso la lentina, dal relativo [[it:guide:protocollo:archivi:tipo_documento|archivio]];
+  *la **data e ora di invio**, che se non valorizzato viene compilato automaticamente dal programma al momento della registrazione del protocollo.
+Un campo molto utile per velocizzare la compilazione e per mantenere uno storico di tutte le comunicazioni di una determinata pratica, è il **Protocollo collegato**. Attraverso il tasto “Cerca Protocollo”, è possibile consultare l’elenco degli ultimi protocolli e scegliere quello a cui legare il documento che stiamo registrando. Il programma caricherà automaticamente tutti i dati che ha a disposizione del protocollo collegato. È possibile ovviamente apportare delle modifiche ai dati inseriti e/o aggiungerne altri.
+{{:guide:protocollo:protcollegato.png|}}
+Nella scheda dedicata ai fascicoli, è inoltre possibile [[Fascicolazione|fascicolare]] il documento attraverso il tasto “Fascicola”.
+{{:guide:protocollo:fascicolaa.png|}}
+Nella tabella **Assegnatari** devono essere inseriti gli uffici e i nominativi di chi dovrà visionare e/o gestire il documento. Anche in questo caso, la lentina accanto al campo //Ufficio// permette di accedere al relativo [[it:guide:protocollo:archivi:uffici|archivio]] da cui poter scegliere l’ufficio di interesse e inserire gli utenti che ne fanno parte. Nel campo “Assegnatario”, invece, è possibile inserire direttamente il nominativo di uno o più utenti. Per approfondire, consultare la pagina [[Trasmissioni|Trasmissioni Interne]].
+{{:guide:protocollo:trasmissionia.png|}}
+Nella tabella **Allegati** devono essere inseriti il documento principale e i suoi eventuali allegati; attraverso i bottoni in basso, è possibile aggiungere un file presente nel computer {{:guide:protocollo:dafilea.png|}} o un file da uno scanner collegato {{:guide:protocollo:sascannera.png|}}, da un fascicolo già aperto {{:guide:protocollo:dafascica.png|}} o da un protocollo collegato {{:guide:protocollo:daprotb.png|}}. Gli altri due bottoni permettono di aprire gli allegati in una nuova finestra {{:guide:protocollo:nuovafina.png|}} o di scaricare gli allegati in uno zip {{:guide:protocollo:zipa.png|}}.\\ Per approfondire, consultare la pagina [[Allegati|Allegati]].
+{{:guide:protocollo:allegatia.png|}}
+Se si tratta di un documento riservato, cliccare il bottone sulla destra **Metti in Riservato**; il documento sarà visibile solo a chi lo ha registrato e agli assegnatari.
+Una volta inseriti tutti i dati a nostra disposizione e allegato il documento, cliccare il bottone **Registra** presente sulla destra.
+Se non è stato allegato nessun documento o se è stato omesso anche solo uno dei dati obbligatori, comparirà un messaggio di errore che ricorda di inserire almeno un allegato o che specifica i campi da valorizzare. Inserire l’allegato o i dati mancanti e cliccare nuovamente su “Registra”.
+Sulla parte alta della schermata saranno compilati automaticamente i dati relativi a segnatura, numero di protocollo, data e ora di registrazione e ultima modifica.
+{{:guide:protocollo:dati_protocollo.png|}}
+Il documento è stato protocollato e inviato agli assegnatari indicati.
+Una volta registrato un protocollo, sulla destra compariranno nuovi bottoni:
+  * **Duplica Documento**, per creare un nuovo documento formale utilizzando gli stessi dati, assegnatari e allegati del protocollo appena registrato;
+  * **Etichetta**, per stampare l’etichetta con il numero di protocollo e la segnatura;
+  * **Notifica Destinatari**, per inviare una mail di notifica agli assegnatari indicati;
+  * **Metti in Riservato**, per rendere il protocollo visibile solo a chi lo ha registrato e agli assegnatari;
+  * **Riscontro**, per creare un nuovo protocollo copiando i dati a disposizione e legando insieme i due protocolli;
+  * **Variazioni**, per visualizzare eventuali modifiche;
+  * **Visualizza Trasmissioni**, per vedere tutti i passaggi tra assegnatari/uffici del documento;
+  * **Metti Evidenza**, per indicarne l’urgenza, evidenziandolo in rosso e mettendolo in cima alla griglia del portlet “Protocolli in carico”;
+  * **Usa come modello**, per memorizzare i dati del protocollo e usarlo in seguito come modello.