Differenze

Queste sono le differenze tra la revisione selezionata e la versione attuale della pagina.

--- guide:protocollo:fascicolazione [2018/09/25 13:34] – c.cognigni
+++ guide:protocollo:fascicolazione [2024/03/01 11:47] (versione attuale) – c.cognigni
@@ Linea 1: / Linea 1: @@
 ===== Fascicolazione =====
-La fascicolazione è un’operazione necessaria a creare legami logici tra i documenti. Fascicolare significa riunire in un’unica cartella (il fascicolo) tutti i documenti relativi a uno stesso procedimento o riferiti a una stessa attività, affare, persona fisica o giuridica. Questo favorisce una stratificazione ordinata e logica dei documenti e permette, già in fase di protocollazione/gestione, di costruire un archivio completo e facilmente consultabile.
+La fascicolazione è un’operazione necessaria a creare legami logici tra i documenti.\\ Fascicolare significa riunire in un’unica cartella (il fascicolo) tutti i documenti relativi a uno stesso procedimento o riferiti a una stessa attività, affare, persona fisica o giuridica. Questo favorisce una stratificazione ordinata e logica dei documenti e permette, già in fase di protocollazione/gestione, di costruire un archivio completo e facilmente consultabile.\\
+Il fascicolo può essere quindi costruito:
+  * **per affare**: comprende documenti di un affare specifico, di durata circoscritta (es. organizzazione di un evento culturale), __da chiudere alla conclusione dell’affare__;\\
+  * **per attività**: comprende i documenti prodotti nello svolgimento di un’attività amministrativa semplice, non discrezionale e ripetitiva, che si esaurisce in risposte obbligate o meri adempimenti (es. richieste di permessi di accesso alla ztl). __Ha durata annuale__;\\
+  * **per persona fisica**: comprende tutti i documenti, anche con classifiche diverse, che si riferiscono a una persona fisica (es. i fascicoli personali dei dipendenti). Questi fascicoli __rimangono aperti finché è in corso il rapporto tra l’ente e la persona__;
+  * **per persona giuridica**: comprende tutti i documenti, anche con classifiche diverse, che si riferiscono a una persona giuridica (es. i fascicoli dei fornitori). Questi fascicoli __rimangono aperti finché è in corso il rapporto tra l’ente e il soggetto__;\\
+  * **per procedimento amministrativo**: comprende una pluralità di documenti che rappresentano azioni amministrative omogenee e destinate a concludersi con un provvedimento amministrativo (es. contratti, bandi di gara). __Da chiudere alla conclusione del procedimento__.\\
-La fascicolazione è legata strettamente alla classificazione. Ogni fascicolo tratta necessariamente una determinata voce (categoria e classe) del titolario. Il fascicolo deve essere quindi creato dopo la classificazione e all’interno della classe individuata.
+La fascicolazione è legata strettamente alla classificazione. Ogni fascicolo tratta necessariamente una determinata voce (categoria e classe) del titolario.\\ Il fascicolo deve essere quindi creato dopo la classificazione e all’interno della classe individuata.
 Nel caso di procedimenti complessi, si possono creare anche dei sotto-fascicoli per facilitare la gestione e la consultazione.
-In base alle abilitazioni che l’utente possiede può: creare nuovi fascicoli e fascicolare, solo fascicolare o solo visionare.\\ Si accede alla schermata dedicata alla fascicolazione in vari modi:
+Ogni utente ha un diverso **livello di visibilità** sui fascicoli.\\
+Di norma, si ha accesso ai fascicoli creati, assegnati e gestiti dal proprio ufficio di appartenenza (visibilità per ufficio), ma si può impostare la visibilità per soggetto (accesso solo ai fascicoli creati dall’utente o assegnati direttamente all’utente) o per ente (accesso a tutti i fascicoli presenti in archivio).\\
+Ogni utente ha inoltre un diverso **tipo di abilitazione** a operare sui fascicoli:\\
+  * **consultazione**: solo visualizzazione dei fascicoli e dei protocolli contenuti ai quali si ha accesso;\\
+  * **movimentazione**: possibilità di inserire protocolli e documenti nei fascicoli ai quali si ha accesso;\\
+  * **completa**: possibilità di creare nuovi fascicoli, modificarli, chiuderli e estenderne la gestione e la visibilità ad altri soggetti;\\
+  * **archivistica**: completa con in più la possibilità di riaprire fascicoli chiusi.\\
-  * se si sta creando un protocollo in [[Arrivo|arrivo]], in [[Partenza|partenza]] o [[Documenti Formali|interno]], è possibile fascicolare il documento già in questa fase attraverso il tasto **Fascicola**.
+La fascicolazione è un'operazione che spetta all'ufficio che gestisce la pratica.
-{{:guide:protocollo:fascicolaa.png|}}
-  * se si tratta di un documento ricevuto in [[Gestire un documento|gestione]] da un altro utente, si deve prima cliccare il tasto **Presa in carico**, poi il **+**, accanto al campo "Fascicolo Principale".
-{{:guide:protocollo:fascc.png|}}
-Dopo aver individuato titolo e classe del documento, il tasto //Fascicola// apre una nuova finestra in cui sono elencati tutti i fascicoli presenti con quella stessa classificazione. Una volta individuato il fascicolo in cui inserire il documento, selezionarlo con un doppio click. Il programma chiederà di confermare l’operazione e il documento sarà fascicolato.
+[[Fascicolazione:creazione|Creare nuovi fascicoli e sotto-fascicoli]]\\
+[[Fascicolazione:visibilita|Estendere la visibilità e la gestione del fascicolo]]\\
+[[Fascicolazione:ricerca|Ricercare un fascicolo]]\\
+[[Fascicolazione:gestione|Modificare, chiudere e riaprire un fascicolo]]\\
+[[Fascicolazione:prot|Fascicolare in fase di protocollazione]]\\
+[[Fascicolazione:docincarico|Fascicolare dalla scrivania dei Documenti in Carico]]\\
+[[Fascicolazione:gestfascicolo|Fascicolare da Gestione Fascicolo]]\\
+[[Fascicolazione:elimina|Eliminare un protocollo o un documento da un fascicolo]]\\
+[[Fascicolazione:sposta|Spostare un protocollo o un documento in un altro fascicolo o in un sotto-fascicolo]]
-{{:guide:protocollo:selezionafascicolo.png|}}
-È possibile anche fare una ricerca tra i fascicoli in elenco, utilizzando le caselle bianche presenti sotto le singole voci.
-{{:guide:protocollo:casellericerca2.png|}}
-Se il documento deve essere inserito in un sotto-fascicolo, cliccando il simbolo {{:guide:protocollo:simbolo.png|}} saranno visualizzati tutti quelli presenti all’interno del relativo fascicolo. Per inserire il documento in un sotto-fascicolo, selezionarlo con un doppio click e il programma chiederà la conferma; se invece si vuole tornare all’elenco dei fascicoli, cliccare **Torna a Elenco**.
-{{:guide:protocollo:sottofascic_seleziona.png|}}
-Se è stata selezionata la classificazione sbagliata, cliccando **Altro Titolario** è possibile selezionare un nuovo titolo e classe e nell’elenco compariranno i fascicoli creati sotto la nuova classificazione.
-Il tasto **Fascicoli Aperti** permette invece di visualizzare tutti i fascicoli che sono stati creati, indipendentemente dalla classificazione selezionata.
-Se il fascicolo non esiste ancora e l’utente possiede l’abilitazione, può creare un nuovo fascicolo cliccando il **+** in basso a sinistra. {{:guide:protocollo:piuaggiungi.png|}}\\ I dati obbligatori da inserire sono il nome del fascicolo (nel campo //Oggetto//) e il responsabile del procedimento. Il responsabile viene proposto automaticamente in base all’ufficio con il quale l’utente sta creando il fascicolo. {{:guide:protocollo:aggfascicolo.png|}}\\
-Una finestra riepiloga i dati del fascicolo che si sta creando e del protocollo che si sta inserendo. Controllare tutti i dati, inserire quelli mancanti e cliccare **Conferma**. La fascicolazione è conclusa.
-È possibile inserire il documento anche in più fascicoli, tornando a cliccare il tasto **Fascicola**. Se l’altro fascicolo da aggiungere ha la stessa classificazione, è sufficiente selezionarlo dalla lista o crearne uno nuovo oppure selezionare un’altra classificazione da **Altro Titolario** e scegliere o creare il fascicolo.\\
-Se il documento è stato inserito nel fascicolo sbagliato, è sufficiente aprire il fascicolo con un doppio click, selezionare il documento e cliccare il cestino in basso a sinistra della griglia.
-Per creare un nuovo fascicolo non in fase di protocollazione/gestione, entrare in **Gestione Fascicoli** dal menù principale -> Protocollo -> Gestione -> [[it:guide:protocollo:fascicoli |Gestione Fascicoli]].