Fascicolazione
La fascicolazione è un’operazione necessaria a creare legami logici tra i documenti.
Fascicolare significa riunire in un’unica cartella (il fascicolo) tutti i documenti relativi a uno stesso procedimento o riferiti a una stessa attività, affare, persona fisica o giuridica. Questo favorisce una stratificazione ordinata e logica dei documenti e permette, già in fase di protocollazione/gestione, di costruire un archivio completo e facilmente consultabile.
Il fascicolo può essere quindi costruito:
- per affare: comprende documenti di un affare specifico, di durata circoscritta (es. organizzazione di un evento culturale), da chiudere alla conclusione dell’affare;
- per attività: comprende i documenti prodotti nello svolgimento di un’attività amministrativa semplice, non discrezionale e ripetitiva, che si esaurisce in risposte obbligate o meri adempimenti (es. richieste di permessi di accesso alla ztl). Ha durata annuale;
- per persona fisica: comprende tutti i documenti, anche con classifiche diverse, che si riferiscono a una persona fisica (es. i fascicoli personali dei dipendenti). Questi fascicoli rimangono aperti finché è in corso il rapporto tra l’ente e la persona;
- per persona giuridica: comprende tutti i documenti, anche con classifiche diverse, che si riferiscono a una persona giuridica (es. i fascicoli dei fornitori). Questi fascicoli rimangono aperti finché è in corso il rapporto tra l’ente e il soggetto;
- per procedimento amministrativo: comprende una pluralità di documenti che rappresentano azioni amministrative omogenee e destinate a concludersi con un provvedimento amministrativo (es. contratti, bandi di gara). Da chiudere alla conclusione del procedimento.
La fascicolazione è legata strettamente alla classificazione. Ogni fascicolo tratta necessariamente una determinata voce (categoria e classe) del titolario.
Il fascicolo deve essere quindi creato dopo la classificazione e all’interno della classe individuata.
Nel caso di procedimenti complessi, si possono creare anche dei sotto-fascicoli per facilitare la gestione e la consultazione.
Ogni utente ha un diverso livello di visibilità sui fascicoli.
Di norma, si ha accesso ai fascicoli creati, assegnati e gestiti dal proprio ufficio di appartenenza (visibilità per ufficio), ma si può impostare la visibilità per soggetto (accesso solo ai fascicoli creati dall’utente o assegnati direttamente all’utente) o per ente (accesso a tutti i fascicoli presenti in archivio).
Ogni utente ha inoltre un diverso tipo di abilitazione a operare sui fascicoli:
- consultazione: solo visualizzazione dei fascicoli e dei protocolli contenuti ai quali si ha accesso;
- movimentazione: possibilità di inserire protocolli e documenti nei fascicoli ai quali si ha accesso;
- completa: possibilità di creare nuovi fascicoli, modificarli, chiuderli e estenderne la gestione e la visibilità ad altri soggetti;
- archivistica: completa con in più la possibilità di riaprire fascicoli chiusi.
La fascicolazione è un'operazione che spetta all'ufficio che gestisce la pratica.
Creare nuovi fascicoli e sotto-fascicoli
Estendere la visibilità e la gestione del fascicolo
Ricercare un fascicolo
Modificare, chiudere e riaprire un fascicolo
Fascicolare in fase di protocollazione
Fascicolare dalla scrivania dei Documenti in Carico
Fascicolare da Gestione Fascicolo
Eliminare un protocollo o un documento da un fascicolo
Spostare un protocollo o un documento in un altro fascicolo o in un sotto-fascicolo