Si può accedere alla schermata dedicata alla protocollazione dei documenti interni formali in due modi:
La schermata è molto simile a quella per la protocollazione delle partenze, ma in versione semplificata.
I campi da valorizzare obbligatoriamente sono l’oggetto, il mittente/firmatario con il relativo ufficio di appartenenza e la classificazione.
Altri dati che possono essere inseriti sono:
Un campo molto utile per velocizzare la compilazione e per mantenere uno storico di tutte le comunicazioni di una determinata pratica, è il Protocollo collegato. Attraverso il tasto “Cerca Protocollo”, è possibile consultare l’elenco degli ultimi protocolli e scegliere quello a cui legare il documento che stiamo registrando. Il programma caricherà automaticamente tutti i dati che ha a disposizione del protocollo collegato. È possibile ovviamente apportare delle modifiche ai dati inseriti e/o aggiungerne altri.
Nella scheda dedicata ai fascicoli, è inoltre possibile fascicolare il documento attraverso il tasto “Fascicola”.
Nella tabella Assegnatari devono essere inseriti gli uffici e i nominativi di chi dovrà visionare e/o gestire il documento. Anche in questo caso, la lentina accanto al campo Ufficio permette di accedere al relativo archivio da cui poter scegliere l’ufficio di interesse e inserire gli utenti che ne fanno parte. Nel campo “Assegnatario”, invece, è possibile inserire direttamente il nominativo di uno o più utenti. Per approfondire, consultare la pagina Trasmissioni Interne.
Nella tabella Allegati devono essere inseriti il documento principale e i suoi eventuali allegati; attraverso i bottoni in basso, è possibile aggiungere un file presente nel computer o un file da uno scanner collegato
, da un fascicolo già aperto
o da un protocollo collegato
. Gli altri due bottoni permettono di aprire gli allegati in una nuova finestra
o di scaricare gli allegati in uno zip
.
Per approfondire, consultare la pagina Allegati.
Se si tratta di un documento riservato, cliccare il bottone sulla destra Metti in Riservato; il documento sarà visibile solo a chi lo ha registrato e agli assegnatari.
Una volta inseriti tutti i dati a nostra disposizione e allegato il documento, cliccare il bottone Registra presente sulla destra.
Se non è stato allegato nessun documento o se è stato omesso anche solo uno dei dati obbligatori, comparirà un messaggio di errore che ricorda di inserire almeno un allegato o che specifica i campi da valorizzare. Inserire l’allegato o i dati mancanti e cliccare nuovamente su “Registra”.
Sulla parte alta della schermata saranno compilati automaticamente i dati relativi a segnatura, numero di protocollo, data e ora di registrazione e ultima modifica.
Il documento è stato protocollato e inviato agli assegnatari indicati.
Una volta registrato un protocollo, sulla destra compariranno nuovi bottoni: