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Il portlet Accesso ai protocolli permette di accedere velocemente alle schermate dedicate alla protocollazione e alla ricerca dei documenti, e di vedere tutto quello che abbiamo protocollato noi o i nostri uffici di appartenenza, fornendo anche informazioni sullo stato dei protocolli.

Oltre ai dati principali dei vari protocolli infatti, vengono anche fornite informazioni ed aggiornamenti sullo stato del protocollo.

Il protocollo è in sola visione e non è stato aperto

Il protocollo è in sola visione e è stato aperto

Il protocollo è in gestione e non è ancora stato aperto

Il protocollo è in gestione, è stato aperto, ma non ancora preso in carico

Il protocollo è in gestione, è stato aperto e preso in carico

Il protocollo è stato trasmesso a tutto l'ufficio

Il protocollo è stato rifiutato da un assegnatario

Il protocollo non è stato fascicolato

Indica da chi è stato creato il protocollo

Simbolo del Protocollo

Simbolo del Documento alla firma

Il tipo di protocollo: A (arrivo), P (partenza), C (interno formale), I (documento alla firma)

Il protocollo è da firmare

Il protocollo è una fattura elettronica

(nella colonna “Oggetto”) Arrivo protocollato da pec

(nella colonna “Notifica”) Mail inviata correttamente

Pec inviata e ricevute di accettazione e avvenuta-consegna associate correttamente

Le ricevute di accettazione e consegna non sono presenti per tutti i destinatari (in caso di invio misto pec + mail), ma non risultano anomalie di invio

Anomalia circa la mancata accettazione/consegna della pec

Presenza di allegati

Mancanza di allegati

Protocollo non assegnato

Protocollo a cui è stata indicata una data di scadenza entro la quale gestirlo

Protocollo già visionato/gestito e chiuso

Protocollo ritrasmesso

Cliccando il tasto + della griglia, possiamo scegliere di creare un protocollo in arrivo (se abilitati), in partenza o interno formale e saremo indirizzati direttamente alla pagina dedicata.

Per trovare un documento già protocollato, si può accedere alla pagina di ricerca direttamente dal tasto Cerca. Inseriti i dati a nostra disposizione, cliccare Elenca, come spiegato in Gestione Arrivi/Partenze.
Di default, il portlet ci mostra nella griglia gli ultimi cento documenti che abbiamo protocollato.
Cambiando le impostazioni nei campi Selezione e Limite, possiamo scegliere di visionare i protocolli assegnati ad uno o a tutti gli uffici di cui facciamo parte e di vedere quelli degli ultimi 30/60/90/120/150 giorni o quelli protocollati in una data specifica.

Sotto la griglia si può inoltre scegliere di vedere i protocolli:

• Solo Modelli, cioè quelli creati con il tasto Usa come Modello, che mantiene alcuni campi già compilati;
• Con Anomalia di Notifica, quelli spediti via PEC che hanno presentato degli errori in fase di invio;
• Arrivi non Assegnati, i documenti protocollati in arrivo, ma non assegnati a nessun ufficio o utente;
• Non Fascicolati, quelli che non sono stati inseriti in nessun fascicolo;
• Incompleti, i documenti protocollati in automatico dal sistema, ma che devono essere completati,

così da verificare velocemente il lavoro fatto e controllare che tutti i documenti che abbiamo protocollato siano completi e siano stati inviati correttamente, assegnati e fascicolati.

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