È stata introdotta la possibilità di collegare liberamente e volontariamente una o più pratiche (Fascicoli elettronici) tra di loro; il tutto all'interno della tab [Pratiche Collegate].
La semplificazione rispetto alla precedente versione, comprende anche l'aver tolto la gestione del campo “Antecedente” che è stata ricompresa dentro la tab [Pratiche Collegate] (Fig. 1).
I dati delle pratiche degli accessi agli atti che già si vedevano nella tab [Pratiche Collegate] si continuano a gestire allo stesso modo.

Fig. 1: Fascicoli elettronici prima dell'aggiornamento

Il comando [Rimuovi Pratiche Collegate] si trova sotto la lista ed ha la stessa funzionalità (Fig. 2).
È stata aggiunta la possibilità di codificare una “Nota” (motivo del collegamento) (Fig. 2).
Ulteriore novità assoluta è la navigazione tra le pratiche che si hanno in lista (Fig. 2), tramite il doppio click con il tasto sinistro del mouse sulla riga di ogni pratica desiderata consente di aprire tale pratica; la navigazione è bidirezionale.

Fig. 2: Fascicoli elettronici (nuova versione)

Nei fascicoli elettronici molte volte la “PEC” dei “Tecnici progettisti” è compilata male e quando si procede al “flusso sorteggio” non partono le comunicazioni perché le PEC sono errate.
La problematica è stata risolta dando la possibilità all'operatore comunale, di editare la colonna [Mail] direttamente sul flusso del sorteggio (Fig. 3).
Ovviamente tale correzione può essere fatta anche direttamente sull'anagrafica nella tab dei [Soggetti Convolti].

Fig. 3: Flusso Sorteggi: cliccare nella colonna [Mail] nella riga da correggere e inserire il valore giusto

Nello stesso flusso sorteggio, prima di generare il PDF, quando nella lista di Fig. 3 si vede ancora il simbolo di word () ogni file è stato reso editabile e modificabile per eventuali piccoli aggiustamenti appunto prima della conversione, firma e il resto del flusso.

È stato potenziato il sistema di lettura dei dati nel file XML di Accesso unitario, con alcune nuove funzioni:

• [40. Fascicoli Elettronici – 70. Utilità - 180. Decodifica dati XML]: Si possono codificare sia i tag HREF sia i tag XMLMOD

• [40. Fascicoli elettronici – 70. Utilità - 210. Collegamento procedimento con altro FO]: v. documentazione specifica

Nella funzione [40. Fascicoli Elettronici - 10. Archivi - 10. Sportelli on-line] si ha la possibilità di impostare un “ruolo dei soggetti” predefinito in modo che in fase di aggiunta del fascicolo elettronico, sia diverso per ogni Sportello e il più rispondente alla figura tecnica che gestisce procedimento (Fig. 4).

Fig. 4: Anagrafica degli “Sportelli on-line”, [Altri dati], impostazione predefinita del ruolo per l'assegnazione

Nella funzione [40. Fascicoli Elettronici - 40. Statistiche - 30. Scadenziario Rate] è stata aggiunta la data “Emissione rateizzazione” tra le scelte delle [Date] per la configurazione delle rateizzazioni.
Nella gestione delle date all'interno dei Fascicoli Elettronici, la data che si potrà utilizzare è in evidenza (Fig. 5); nelle precedenti versioni tale data non era modificabile.

Fig. 5: Rateizzazioni all’interno di un Fascicolo

È stata implementata la possibilità di popolare i dati e tutte le tabelle parametriche per il calcolo del costo di costruzione e degli oneri di urbanizzazione.
Funzione [40. Fascicoli Elettronici - 10. Archivi - 280. Contributi - 290. Parametri Vari] (Fig. 6), comando in evidenza.

Fig. 6: Comando valorizzare le tabelle parametri e gli importi unitari (Regione Marche)

Il campo oggetto che viene da sempre precompilato dal gestionale, ora è anche modificabile in fase di invio della comunicazione (Fig. 7).

Fig. 7: Maschera per l’invio della mail/pec (campo Oggetto modificabile)

Per tutti coloro che usano l'assegnazione dei Fascicoli, è stata introdotta una novità importante che impedisce all'operatore di accedere e lavorare sulla pratica, senza che sia stata accettata la presa in carico della stessa pratica.
Il bottone [Vai alla Pratica] (Fig. 8) consente un accesso in sola consultazione (Fig. 9), non si ha il bottone [Aggiorna] sul fascicolo e il bottone [+] sulle liste dei dati: l'operatore può soltanto prendere in carico o restituire la pratica tramiti gli appositi bottoni.

Fig. 8: Portlet “Elenco passi da prendere in carico”

Fig. 9: Accesso alla pratica in sola consultazione, innescato dal comando [Vai alla Pratica]

Nella tab [Allegati] (Visualizzazione per Passi) è stata introdotta la possibilità di filtrare i file per lo stato (pallino colorato – Fig. 10).

Fig. 10: Lista degli allegati di pratica con il nuovo filtro per lo “stato”

Nella funzione [40. Fascicoli Elettronici - 30. Gestione - 10. Procedimenti Amministrativi] sono stati aggiunti alcuni comandi:

• Importa CSV: Per importare un file CSV (Fig. 12), questo comando consente di selezionare un file CSV predefinito, che si ottiene dalla stampa della lista di questa stessa funzione (Fig. 11), icona sulla lista [Esporta Excel] ;\\Si hanno poi due estrazioni diverse, [Export tabellare semplice] è stata implementata e la lista Excel che si ottiene può essere usata per modificare più velocemente un'ampia gamma di dati di molti procedimenti, lo stesso file (in CSV) potrà essere reimportato in CWOL e usato per modificare gli stessi procedimenti contenuti nel file
• Spegni: Un comando massivo che spegne tutti i procedimenti presenti in lista, prima di procedere si ha un messaggio di conferma per evitare spegnimenti involontari (ovviamente i procedimenti spenti non saranno più visibili nei portali FO)

Fig. 11: Lista dei procedimenti con evidenziato il comando per esportare in Excel

Le colonne nel file CSV da importare utilizzano come principale campo di confronto il codice del procedimento. Se il codice indicato nel file CSV esiste, il sistema aggiorna i dati con quelli presenti nel file CSV; se invece il codice del procedimento è nuovo, il sistema provvede a creare un nuovo procedimento.

Fig. 12: Accesso alla funzione Fascicoli elettronici – Gestione – Anagrafica Procedimenti con il nuovo comando

Le colonne sono si devono chiamare come indicato nella tabella sottostante e possono essere lasciate vuote a meno che non siano indicate come obbligatorio:

La stampa Excel che si ottiene dalla ricerca standard dei fascicoli elettronici è stata arricchita delle colonne foglio, mappale e subalterno.

Fig. 13: Lista di ricerca standard, in evidenza l’esportazione Excel

È stato ottimizzato ed ora l'ordinamento dei passi nel portlet è decrescente per l'ultima colonna [Ultima modifica], il cui tooltip mostra l'ultimo l'operatore che ha modificato il passo (giorno e ora): Ultima modifica al passo effettuate dall'utente <descrizione utente> in data gg/mm/aaaa alle ore oo:mm:ss.
Questo per facilitare e mostrare, come primi in lista, i passi che vengono modificati anche in modo inconsapevole del titolare, ad esempio i passi di integrazione che vengono creati con l'acquisizione dell'integrazione e assegnati al tecnico che cura l'istruttoria della pratica (tecnica o amministrativa che sia), con questa modifica saranno subito visibili nel portlet.

Fig. 14: Lista del portlet [Elenco Passi], in evidenza la colonna [Ultima modifica]

Nei casi in cui il portale SUAP (FO) sia diverso dal nostro di Palitalsoft, nel file XML possono essere codificati dei “procedimenti secondari” che ora acquisiti e visibili nella tab [Pratiche Collegate]; la codifica del procedimento che viene assegnata, consente di cercare i fascicoli anche per i procedimenti secondari (v. funzione [40. Fascicoli Elettronici - 60. Ricerche - 60. Procedimenti] - Fig. 16)

Fig. 15: Lista di ricerca standard, in evidenza l’esportazione Excel

Questa nuova funzione, consente di cercare i Fascicoli elettronici anche per i “procedimenti secondari” e poi dalla lista che si ottiene si ha il comando “Esporta Excel” che consente di ottenere la stessa lista Excel che si ottiene dalla ricerca standard, questo per eventuali report e analisi statistiche sulle pratiche gestite.

Fig. 16: Nuova funzione [Fascicoli elettronici – Ricerche – Procedimenti] (RDM 258)

Nelle impostazioni dei testi base ora si possono usare anche i campi @ (variabili) per mettere i dipendenti interni e i soggetti coinvolti nel piè di pagina o nell'intestazione.

Nelle funzioni [40. Fascicoli Elettronici - 10. Archivi - 40. Settori Commerciali], [40. Fascicoli Elettronici - 10. Archivi - 50. Attivita' Commerciali] e [40. Fascicoli Elettronici - 10. Archivi - 240. Tipi Importo] è stata aggiunta la [Data di fine validità] in modo che i dati con la data valorizzata non saranno più gestibili nelle funzioni di gestione dei procedimenti.

Nella stampa dei bollettini che vengono salvati dentro i passi, il PDF nei casi in cui si aveva una rateizzazione con più rate, conteneva solo il bollettino pagoPA della prima rata. Il sistema è stato aggiornato ed ora sono presenti tutti i bollettini, uno per ogni rata della rateizzazione ed il bollettino aggiuntivo con l'importo unificato (come se fosse stata scelta una rata unica).

È stata corretta la visibilità su tutti i portlet le pratiche originali (sigla SUEO).
Funzionalità per i clienti che hanno avuto un recupero dati da Edilizia – GMI.

Nella nuova sezione [Archivio pratiche] non funzionava la ricerca per “Soggetti coinvolti”.

Nella pubblicazione degli allegati tramite la tab “Pubblicazione Articolo” FO se veniva valorizzato il campo note, questo veniva mostrato in consultazione al posto della “Descrizione allegato”; questa situazione è stata risolta.